Ersatzteile : Wie Palfinger seine Bestände für den Aftersales nachhaltig optimiert

Bernd Hansal ist seit mehr als 25 Jahren bei Palfinger im Ersatzteilbereich tätig und verantwortet die Bestands- und Beschaffungsplanung der drei Ersatzteil Hubs in Europa. 2018 hat er beim weltweit führenden Produzenten und Anbieter innovativer Kran- und Hebelösungen ein Integrationsprojekt unterstützt, im Rahmen dessen der gesamte EMEA-After-Sales neu aufgestellt wurde. Dabei wurden die verschiedenen Organisationen, über die die Kund:innen ihre Ersatzteile ordern, zusammengeführt und auf ein einheitliches Service Level gebracht.

Im Zuge dieser Integration entschied man sich bei Palfinger für eine weitere Neuerung: eine Planungssoftware, mit der zukünftige Bedarfe der einzelnen Lager prognostiziert und die Bestände optimiert werden sollten. Zwar gab es bereits Berechnungen für die Bestandsoptimierung, die Disposition war allerdings nicht optimal gelöst. „Wir haben versucht SAP-Prognosen zu nutzen, aber auch mit Analysen in Excel gearbeitet. Das war umständlich und zu einem gewissen Grad auch intransparent. Auch waren die Prognoseergebnisse wenig verlässlich“, schildert Hansal, Strategic Planning and Projects Spare Parts bei Palfinger.

Auf der Suche nach einer geeigneten Software analysierte ein Projektteam rund um Bernd Hansal die Lösungen verschiedener Anbieter. Die Wahl fiel schließlich auf ADD*ONE von Inform. „Uns hat das Produkt überzeugt, weil es die Bestände optimiert und dazu eine verlässliche Prognose liefert“, argumentiert Hansal seine Entscheidung. Das große SAP Know-How von Inform, wichtig für die Anbindung der beiden Systeme, und die zertifizierte Standardschnittstelle zu SAP waren für ihn weitere Kriterien, die für den Lösungs-Anbieter sprachen.

Ende 2019 ging es mit der Implementierung von ADD*ONE los. Gestartet wurde mit einem zweitägigen Workshop, bei dem die Inform-Experten und das SAP-Projektteam von Palfinger gemeinsam die Schnittstellen definierten. Diese wurden von Inform konfiguriert, sodass die richtigen Daten zwischen den Systemen SAP und ADD*ONE fließen konnten. „Wir hatten die Daten schnell im System und konnten gleich eine Datenanalyse durchführen. Nach ein paar Anpassungen stand uns ein gutes System mit belastbaren Ergebnissen zur Verfügung“, so Hansal.

Das Projekt vom Kick-Off bis zum Go-Live des ersten Standortes bei Palfinger hat mit ca. 12 Monaten länger als ursprünglich geplant gedauert. „Im Herbst 2019 haben wir gestartet. Der Schnittstellen-Workshop war leider der einzige Termin, der noch live stattgefunden hat. Dann kam Corona und von da an lief alles remote“, erinnert sich Hansal. Neben der Einführung von ADD*ONE haben bei Palfinger SAP-Wechsel von ECC auf S4 sowie Produktintegrationen stattgefunden. „Unter normalen Umständen hätten wir das mit einer Einführungszeit von sechs Monaten sehr wahrscheinlich geschafft“, so Hansal.

„ADD*ONE basiert auf intelligenten Algorithmen, was ein ERP derzeit nicht leistet. Gleichzeitig bietet die Software eine einfache, grafische Oberfläche, die intuitiv zu bedienen ist. Die Planer arbeiten ausnahmeorientiert und starten mit den wichtigsten Themen zuerst. Bis hin zur Automatisierung der Disposition ist alles denkbar“, erklärt Andreas Schäfer, INFORM-Vertriebsleiter im Geschäftsbereich Inventory & Supply Chain.

Dementsprechend gering war der Schulungsaufwand bei Palfinger. Nach seiner eigenen Schulung konnte Bernd Hansal direkt sein Wissen an die Disponent:innen weitergeben. Er betont noch einen weiteren Vorteil der Lösung: „Im SAP mussten wir auswählen, welche Algorithmen wir nehmen. ADD*ONE aber erkennt selbstständig, welcher Algorithmus der optimale ist und die besten Ergebnisse liefert. Die Prognosen sind selbstlernend und selbstadaptiv. Hier muss der Anwender nichts einstellen und kann sich auf ADD*ONE verlassen. Auch berechnet die Software z.B. Sicherheitsbestände dynamisch. Hier nimmt das System dem Disponenten zusätzlich aufwändige Stammdatenpflege ab.“

Eine weitere Herausforderung für Palfinger ist, dass europaweit mehrere Standorte vernetzt beplant werden sollen. Und genau hier profitierte die Firma in Zeiten der Umstrukturierung besonders von ADD*ONE. Das System schlägt automatisch, dort wo es sinnvoll ist, Umlagerungen von einem Standort zu einem anderen vor. Das Unternehmen kann so übergreifend Bestände senken, die geringere Beschaffungszeit zwischen den Standorten nutzen und, da es weniger stark von externen Lieferanten abhängig ist, die Verfügbarkeit und Kundenzufriedenheit steigern.

Simulation und Controlling sind ebenfalls Themen, die von ADD*ONE abgedeckt werden. Im Fall von Palfinger war die Simulation gerade bei der Bestückung der Standorte hilfreich. „Für die Erstbestückung der Standorte haben wir die Simulationsmöglichkeiten genutzt und konnten so entscheiden, welche Artikel sinnvollerweise in welcher Menge vom Zentrallager an welchen europäischen Standort übertragen und dort auf Lager gelegt werden sollten. Das hat uns bei der Entscheidung geholfen, wo und in welchem Ausmaß wir in die Bevorratung gehen“, erläutert Hansal.

Bei den Standorten von Palfinger in Europa befindet sich das Projekt derzeit in einer Optimierungsphase. Das nächste Ziel für Hansal ist, den kompletten europäischen Markt und die Servicewerkstätten im einzubinden und abzubilden. Palfinger kommt damit näher zu seinen Kund:innen und optimiert seine Bestände über das gesamte Netzwerk hinweg.

Zudem möchte man ADD*ONE nicht nur für die Ersatzteiloptimierung nutzen, sondern auch zur Serienbeschaffung für die Produktion. Die ersten Implementierungsprojekte laufen bereits. „Die letzte Ausbaustufe wird sein, dass wir das Setup von EMEA auch in Nordamerika und Südamerika ausrollen, aber das passiert erst kurz vor meiner Pensionierung“, meint Hansal schmunzelnd.

Auch wenn der Erfolg des Projekts aufgrund der vielen erschwerenden Umstände und sich verändernden Strukturen nur schwer in Zahlen abgebildet werden kann, zieht man bei Palfinger eine klar positive Bilanz. Das Unternehmen musste seine Ersatzteile nicht, wie viele andere, mit der Gießkanne einkaufen, sondern konnte seine Bestände bewusst planen, um auch in Zeiten der Lieferkettenstörungen die Verfügbarkeit zu garantieren. Oder wie es Schäfer formuliert: „Mit ADD*ONE hatte Palfinger ein Lenkrad in der Hand, mit dem es proaktiv durch die Krise steuern konnte, anstatt nur zu reagieren“. Auch Hansal zeigt sich erfreut: „Im ADD*ONE hat man alle Informationen auf einen Blick, die man für eine transparente Sicht und eine gute Bestandsoptimierung braucht. Und man merkt, dass die Mitarbeiter von Inform den Kunden im Fokus haben!“.

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