Dokumentenmanagement : Per Scan zu wichtigen Maschinenunterlagen

Basis des Pink Flamingos ist ein Dokumentenmanagementsystem, in dem z.B. Maschinenstammdaten, Wartungshandbücher, Bedienungsanleitungen, Wartungsprotokolle und andere maschinenbezogene Unterlagen digital abgespeichert werden. Alle Maschinen, die über Hilpert verkauft werden, werden mit dem individuellen QR-Code ausgeliefert. Die Maschinenbediener sowie Produktionsverantwortlichen, die über das integrierte Admin-Tool zugelassen sind, können dann auf diese Unterlagen per Scan des Codes jederzeit zugreifen. Die Unterlagen werden im Hintergrund vom Service der Hilpert AG gepflegt und im Falle von Anpassungen auch aktualisiert. „Aus meiner Zeit als Marketing- und Vertriebsleiter in der Bestückungsmaschinenbranche weiß ich, dass oftmals die hier genannten Unterlagen im Ernstfall in irgendeinem Leitzordner stecken, nicht aufgefunden werden oder nicht mehr aktuell sind. Gerade bei Maschinenrückkäufen oder Umzügen an andere Standorte sowie beim Schulen von neuem Personal, kann dies zu einer Herausforderung werden“, führt Florian Schildein, Geschäftsführer der Butter and Salt GmbH, aus.

Butter and Salt ging aber bei der Ursprungsidee noch weiter, so Schildein: “Wenn ich schon als Serviceabteilung eine Verbindung zur Maschine über das Internet und der eigens dafür entwickelte Plattform habe, dann kann ich auch noch weitere Dienstleistungen über das Portal anbieten.“ So können rund um das Dokumentenmanagementmodul weitere Module integriert werden, wie die Anbindung von Onlineshops, über die maschinenbezogene Ersatzteile oder Verbrauchsgüter direkt bezogen werden können, Trainingsmodule die Wartungs- und Installationsvideos bereithalten, Terminplaner, die auf maschinenbezogene Wartungsintervalle etc. aufmerksam machen sowie der direkte Zugriff auf den Remote-Support. Der Zugriff auf ERP- und CRM-Daten ist über eine API-Schnittstelle ebenfalls möglich. Auf Maschinendaten selbst greift die Plattform nicht zu, denn das Werkzeug arbeitet über die dazu entwickelte Hilpert-Internetplattform. Alle Daten und Kundeninformationen liegen somit bei Hilpert. „Im Grunde genommen stellen wir die Daten zur Maschine, die wir eh haben, dem Kunden digital zur Verfügung, garniert mit mehr Dienstleistung, wenn der Kunde es wünscht“, führt Burkart weiter aus.

„Über diese Plattform können wir unseren Kunden auf eine sehr einfache Art und Weise 24/7 Maschinendokumente etc. zur Verfügung stellen. Der Wust an Handbüchern und Dokumenten kann so der Vergangenheit angehören. Des Weiteren verliert der Kunde keine Zeit bei der Suche nach den Stammdaten zu seiner Maschine, da diese zentral und digital abgelegt sind. Da wir die Pflege dieser Daten und Dokumente übernehmen, greift der Kunde immer auf aktuelle Informationen zurück“, fasst Burkart die Mehrwerte weiter zusammen. Des Weiteren können die unterschiedlichen Prozesse rund um die Maschinen mit den zusätzlichen Modulen ebenfalls vereinfacht werden. Hilpert wird in den kommenden Monaten diese Module rund um das Dokumentenmanagementsystem installieren und somit den First-Level-Support nachhaltig effizienter gestalten, da so einen enger, direktere und schneller Kundenbeziehung eingegangen werden. „Raphael Burkart und sein Team sind für dieses Plattformkonzept natürlich ein idealer Partner, denn sie wissen, dass neue digitale Lösungen für eine moderne Servicearchitektur notwendig werden. Unser Plan ist es, dieses Konzept auch anderen modernen Maschinenbauern und Vertriebsorganisationen anzubieten und daraus ein neues digitales Produkt zu machen“, erklärt Schildein.