Anwenderbericht : Steka-Werke: Wie eine App die Zettelwirtschaft in Produktion und Lager ablöst

Steka ist auf technische Keramik spezialisiert und stellt Isolierteile für verschiedene Anwendungen her, wie z.B. Licht-, Elektrowärme- und Installationstechnik sowie Temperaturregelung. Das Unternehmen mit Sitz in Innsbruck beschäftigt weltweit 60 Mitarbeiter:innen. Bisher wurden die Abläufe in der Produktion und im Lager mittels Papiernotizen verwaltet. Zum Beispiel wurden die einzelnen Produktionsschritte ausgedruckt und die benötigte Zeit sowie die produzierte Menge manuell auf dem Ausdruck notiert. Anschließend musste die Abteilungsleiterin die Daten manuell in das ERP-System eintragen. Falls ein Zettel verloren ging, war es schwierig, die Abläufe nachzuvollziehen. Auch unleserliche Schrift oder Tippfehler führten zu Fehlern. Aus diesem Grund hat sich Seychelyne Knapp, Projektleiterin bei Steka, dafür eingesetzt, die Papierdokumentation durch ein digitales Tool zu ersetzen, das die Prozesse vereinfacht und die Nachvollziehbarkeit verbessert.

Auch im Lager bestimmten Zettel die Abläufe. Für jeden Kundenauftrag wurde eine Kommissionierliste ausgedruckt und anhand dieser die Ware für den Versand vorbereitet. Differenzen wurden handschriftlich auf dem Zettel vermerkt. Die gesamte Erfassung und Abwicklung auf Papier kostete die dort beschäftigen Lager-Mitarbeiter:innen viel Zeit und Aufwand. „Daher war es wesentlich, dass wir mit dem Digitalisierungsprojekt diesen Aufwand reduzieren und gleichzeitig die Qualität erhöhen können. Dabei sollte sich die Handhabung des Tools für alle Mitarbeiter:innen möglichst einfach gestalten. Mit der Digitalisierung in Lager sowie Produktion sollten nicht nur die Abläufe optimiert, sondern auch die vielen Wege verkürzt werden“, so Knapp zu den Anforderungen.

Die Suche nach einem passenden Umsetzungspartner war rasch erledigt. Nachdem der IT-Beratungsspezialist insideAx bereits das gesamtes ERP-System von Steka auf eine neue Plattform migriert hatte, erhielt er auch den Auftrag zur Digitalisierung von Lager und Produktion. Nach einer Prozessanalyse vor Ort erstellte der Dienstleister ein Lösungskonzept mit einer digitalen App, über die die Mitarbeiter:innen relevante Informationen aus Fertigung und Lager direkt ins System einbuchen können. Umgesetzt wurde das Projekt in agiler Vorgangsweise, mit regelmäßigen Online-Meetings, schrittweiser Programmierung, Testen und sukzessivem Optimieren der Lösung. Nach und nach konnte die neue App im Echtbetrieb ihre Vorzüge beweisen. Dabei gab es aber zuerst Hürden zu überwinden. „Der Umstieg vom Papier auf ein rein digitales Tool, das per Tablet und Scanner bedient wird, war für unsere Mitarbeiter:innen eine gewisse Herausforderung. Um den Wechsel zu erleichtern, hat uns insideAx detaillierte Schulungsunterlagen bereitgestellt. Damit konnten wir die Einführung erfolgreich bewältigen“, meint Knapp.

Die neue Applikation wird einerseits in der Produktion eingesetzt. Hier hilft sie, die Prozesse transparenter zu gestalten und die Erfassung von Zeiten sowie Mengen zu optimieren. Die Mitarbeiter:innen erfassen diese nun per App am Tablet. Nur die Arbeitsschritte werden nach wie vor auf einem Ausdruck der Bestellung erfasst. „Nach der Anmeldung in der App mit einer persönlichen Kennnummer wird zunächst der Barcode des Einzelvorgangs mit dem Tablet gescannt, der sich auf dem Ausdruck befindet. Anschließend sind alle notwendigen Informationen ersichtlich und der Vorgang kann direkt in der App gestartet werden“, erläutert Knapp. Die Applikation meldet dann via Webservice die Kennung des Mitarbeiters und die Startzeit an das ERP-System. Pausen werden automatisch von der Bearbeitungszeit abgezogen. Ist ein Arbeitsschritt erledigt, trägt der/die Mitarbeiter:in die produzierte Menge, Chargennummer und Maschinendaten in der App ein. Diese sendet die Informationen inklusive Endzeit an das ERP-System. „Der oder die Abteilungsleiter:in braucht die Produktionsdaten nicht mehr manuell erfassen“, sagt Knapp.

Das Digitalisierungsprojekt hat auch im Lager einen deutlichen Schub bewirkt. Alle Lagerplätze und Kartonboxen wurden mit einem Barcode versehen. Bei der Einlagerung oder Entnahme von Waren werden Platz, Artikelnummer, Menge und Charge einfach mit dem Scanner erfasst. Die App legt anschließend automatisch ein Journal im ERP-System an und verbucht die Vorgänge. Die Mitarbeiter:innen können sich Informationen über einen bestimmten Artikel im Lager anzeigen lassen, ohne zu einem Arbeitsplatz gehen zu müssen. Die App vereinfacht zudem die Umlagerung oder Kommissionierung. „Die App und das Scannen mit dem Tablet sparen viel Zeit und Kosten. Außerdem hilft es, Fehler zu vermeiden“, meint Knapp. Zuvor galt es allerdings, die Mitarbeiter:innen mit der Verwendung des digitalen Tools vertraut zu machen. „Der Umgang mit den Tablets und der App benötigte eine Eingewöhnungsphase, wurde dann aber gut angenommen. Nach einiger Zeit ist das Scannen und das Handling des Systems zur Gewohnheit geworden“, bestätigt Knapp.

Die smarte App am Tablet und die direkte Anbindung an das ERP-System haben die Prozesse in Produktion und Lager bei Steka maßgeblich vereinfacht und beschleunigt. Gleichzeitig konnte das digitale Tool die Qualität der Abläufe steigern, denn Fehler durch manuelle Arbeitsschritte auf Zetteln sind seitdem weitgehend Geschichte. Der Aufwand an Papier konnte in Folge deutlich reduziert werden. Zudem sind alle Abläufe klar nachvollziehbar. Journale von Um- und Einlagerungen bzw. Kommissionierungen lassen sich nun automatisch im ERP-System erstellen und müssen nicht mehr extra erfasst werden. Somit sind Tippfehler oder eine verzögerte Erfassung ausgeschlossen. Falls doch Fehler passieren, werden diese im System sofort angezeigt und können gleich behoben werden. Auch die Mengen muss man nicht mehr mühsam abzählen, denn die App erfasst diese Informationen nun selbsttätig. Zusätzliche Features, wie die Anzeige offener Aufträge oder Reihung nach Chargennummern, sollen das System zukünftig erweitern. „Die gute und engagierte Zusammenarbeit mit insideAx hat uns sehr geholfen, dieses wichtige Digitalisierungsprojekt erfolgreich umzusetzen“, lobt Knapp die Partnerschaft mit dem ERP-Spezialisten.

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