Gastbeitrag : Was ist der richtige Weg bei der Einführung von SAP S/4HANA ?

Für SAP-Kunden führt kein Weg an S/4HANA vorbei. Dennoch zögern viele Unternehmen, den Wechsel anzugehen. Dabei könnte die Zeit knapp werden, selbst wenn es bis zur endgültigen Ablöse der Vorgängergeneration R/3 2025 noch einige Jahre dauert. S/4HANA bringt zahlreiche Neuerungen samt konsequenter Integration von Accounting und Controlling. Der Umstieg ist grundlegend, die Frage daher logisch, wie ein so komplexes Vorhaben sinnvoll strukturiert werden kann.

Am Anfang steht am besten eine Vorstudie, um den Status quo der ERP-Landschaft zu verstehen und die Voraussetzungen für die weitere Projektarbeit zu schaffen. Da geht es nicht um Detailanalysen, sondern um eine Übersicht möglichst vieler Aspekte in der Breite. Dazu gehören die Eckdaten des Steuerungskonzepts, die Integration von Accounting und Controlling, die Verknüpfung mit den logistischen Funktionen, organisatorische Fragen, Berichtsprozesse und -anforderungen, Schwachpunkte und notwendige Verbesserungen.

Schon die Vorstudie zeigt, wie weitreichend das ERP-System umgestaltet werden soll. Sie kann auch schon weitere Potenziale der Digitalisierung und Prozessautomatisierung heben. In diesem Fall bietet es sich unter anderem an, die unternehmensinternen Informationen mit externen Daten zu verknüpfen, um erweiterte Predictive-Analytics-Modelle zu ermöglichen. Ergebnis dieser Phase ist ein Fahrplan mit Handlungsfeldern, der die Transformation der ERP-Landschaft beschreibt, den zeitlichen Rahmen und die notwendigen Einzelschritte und Ressourcen festlegt und abklärt, welche Abteilungen einzubinden sind.

Im zweiten Schritt, der Konzeptphase, geht es darum, das technische und fachliche Wissen im Unternehmen eng zu verzahnen und alle relevanten Fachbereiche einzubeziehen. Letzteres ist einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren: Am Konzept sollten daher außer dem Accounting und Controlling auch Vertrieb, Produktion, Logistik und Einkauf mitwirken.

Die Konzeptarbeit beginnt stets damit, das Steuerungsmodell zu prüfen und zu dokumentieren, da sich daraus zentrale Rahmenbedingungen für das ERP-System ergeben. Was sind die wesentlichen Steuerungsobjekte? Welche Informationen sind auf den einzelnen Ebenen erforderlich? Wie sieht das entsprechende Management Reporting aus? Darüber hinaus geht es um Fragen der Verantwortung und der operativen Prozesse sowie darum, wie sich der betriebswirtschaftliche Mengen- und Wertefluss technisch abbilden lässt.

Gerade hierfür muss neben betriebswirtschaftlichen Kenntnissen auch technisches Know-how ins Projekt einfließen, damit das Konzept später auch umsetzbar ist. Im Hinblick auf den Wartungsaufwand empfiehlt es sich, das System möglichst nah am Standard zu implementieren.

Die Implementierung ist klarerweise mit dem meisten Aufwand verbunden. Idealerweise haben Unternehmen schon während der Konzeptarbeit bestimmte Aspekte technisch erprobt oder einen Prototyp aufgebaut, um sich mit dem neuen System vertraut zu machen. Die Umsetzungsphase wird auch davon bestimmt, ob S/4HANA über einen eigenen Server (on-premise) genutzt werden soll, oder aus der Cloud; und davon, ob bestehende Systeme migriert werden sollen (Brown-Field-Ansatz) oder ein ganz neues ERP-System aufzusetzen ist (Green-Field-Ansatz).

Auch in dieser Phase spielt die bereichsübergreifende Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle. Unter Federführung der IT-Abteilung haben die Fachbereiche die Aufgabe, letzte Fragen zu klären und die inhaltliche Qualität sicherzustellen. Darüber hinaus müssen Testfälle erarbeitet und Systemtests durchgeführt werden – das ist nichts für schwache Nerven, aber für den Erfolg von S/4HANA essentiell.

Das Change Management, das in der Konzeptphase beginnt, erreicht nun seinen Höhepunkt. Damit die Veränderungen, die das neue System mit sich bringt, im Unternehmen akzeptiert werden, ist ein ganzes Bündel von Maßnahmen erforderlich: neben Weiterbildungsangeboten Workshops, Einzelgespräche, themenbezogene Fachrunden und die Möglichkeit, Fragen ans Projektteam zu adressieren. Klar ist, dass für die unterschiedlichen Hierarchieebenen jeweils adäquate Kommunikations- und Veränderungsmaßnahmen ergriffen werden müssen.

Auf den erfolgreichen Systemstart nach der Umsetzung folgt zuletzt die Phase der Stabilisierung. Denn trotz aller Sorgfalt läuft ein vollkommen neu aufgesetztes S/4HANA-System nicht vom ersten Tag an völlig reibungslos. Unternehmen sollten daher auch diese Phase einplanen und hierfür ein kompetentes Team aus Fach- und Technikexperten bereitstellen. Nur so sichern sie von Anfang an den erfolgreichen Start der neuen SAP-Generation.

(Autor: Johannes Scheutz, Head of Controlling jscheutz@horvath-Partners.com )