Technik Reportage : VTU Engineering setzt auf Projektverwaltung von DCCS

Die internationale VTU-Gruppe mit Stammsitz in Grambach bei Graz beschäftigt sich seit fast 30 Jahren mit Anlagenplanung für die Prozessindustrie. Rund 500 hochqualifizierte Mitarbeiter sind an 20 Standorten in Österreich, Deutschland, Schweiz, Italien und Rumänien beschäftigt. „Unser Fokus sind individuelle Engineering-Lösungen, wobei die Kunden vor allem komplexe Anlagen mit hohem Entwicklungs- und Testaufwand anfragen. Aufgrund des starken Wachstums und der vielschichtigen Projekte waren wir mit den vorhandenen Verwaltungs-Tools vor allem bei datenintensiven Projekten an die Grenzen gelangt“, berichtet Nikolas Trofaier, VTU Head of Oil & Gas Development Programm und Projektleiter für die neue Software.

Mit den bisher eingesetzten Werkzeugen fand VTU nicht mehr das Auslangen. Die steigende Datenmenge der komplexen Aufträge konnte mit Standard-Software wie zum Beispiel MS Project oder Excel nicht mehr schnell genug verarbeitet werden. Auch die Datenkonsistenz ist in diesen Standardtools nicht immer ausreichend gegeben. Ziel war es, eine maßgeschneiderte Single Point of Contact-Lösung zu entwickeln, die auch das Microsoft Dynamics AX ERP-System einbindet. Durch die Anbindung des ERP-Systems an die Projektverwaltung können Stamm- und Bewegungsdaten direkt verarbeitet werden. „Das neue Tool sollte unsere Projektleiter, die Controller und die Verwaltung durch ein einziges Projektcockpit bestmöglich unterstützen, aber auch den Status für die Kunden einfach, schnell und übersichtlich darstellen können“, so Trofaier.

Nach einer Recherche zeigte sich, dass es keine passende Softwarelösungen am Markt gibt beziehungsweise zu viele Anpassungen bei den vorhandenen nötig gewesen wären, um sie performant einsetzen zu können. „Mit unserem Anforderungskatalog wandten wir uns an mehrere IT-Spezialisten in der Region, die Individualentwicklung anbieten. Am besten gefiel uns DCCS, die durch Kompetenz, Potenzial, Größe und gute Reputation punktete“, meint Trofaier.

Nach einigen Workshops, bei welchen die Anforderungen detailliert diskutiert und User Stories erstellt wurden, entwickelte DCCS einen ersten Prototyp. Eine Expertengruppe von VTU testete daraufhin das Tool, die Ergebnisse zeigten Optimierungspotenziale auf. Insbesondere die modulübergreifende Berechnungslogik war noch nicht vollständig ausgereift. Die DCCS-Projektleiter und Requirements-Engineers erhoben daher die Detailanforderungen und holten sich mit Screenshots, Skizzen und Ideen das direkte Feedback der User ein. Damit konnte eine zweite, grundlegend verbesserte Version der Software erstellt werden. „DCCS arbeitete mit Hochdruck an dem komplett neuen Konzept und setzte parallel die Programmierung um. Nach etwa vier Monaten und zahlreichen Verfeinerungen konnten wir die neue Lösung testen“, berichtet Trofaier. So wurden die Problemfelder der ersten Version – etwa die Berechnungsmodelle und Ressourcenplanung – komplett überarbeitet, um eine Durchgängigkeit der Berechnungslogiken zu erzielen. „Dazu entwickelte wir mit DCCS neuartige Algorithmen, die Standard-Tools überhaupt nicht besitzen“, erklärt Trofaier.

Nach rund zwei Jahren Entwicklung konnte das neue Projektverwaltungs-Tool in den Echtbetrieb gehen. Es berücksichtigt nun die hierarchische Struktur der Auftragsprojekte, indem es dank ausgeklügelter Vererbungslogiken automatisch die Berechtigungen auf die untergeordneten Projektebenen überträgt. Dank der Durchgängigkeit kann man nun Daten in jeder Ebene erfassen, die Berechnungslogik ermittelt dann automatisch die Werte aller anderen Ebenen. Das ermöglicht den Projektleitern und Controllern, den Ressourceneinsatz (etwa Personal), die Kosten, aber auch die Fortschrittsgrade des Auftrags auf Knopfdruck zu ermitteln. „Insbesondere bei Großprojekten spart das Tool wertvolle Zeit und hilft Fehler zu vermeiden. Es ermöglicht alle Ebenen, von der Grob- zur Feinplanung, auch in umgekehrter Reihenfolge, darzustellen“, freut sich Trofaier.

Neben dem umfassenden Überblick zu laufenden Projekten bietet das neue Tool viele weitere Vorteile. Alle Informationen sind nun in einer zentralen Datenbank – anstatt mehrfach in individuellen Ablagen – erfasst. Es standardisiert und automatisiert die mit dem Projektmanagement verbundenen Prozesse, wodurch viel manuelle Arbeit entfällt, die Kontrolle erleichtert und Fehlerquellen vermieden werden. Auch Informationen von Partnern (etwa Subunternehmen) können über Schnittstellen automatisch eingelesen und verarbeitet werden. Sogar die Fehlersuche ist automatisiert. „Damit laufen unsere Arbeitsprozesse wesentlich effizienter und fehlerfreier als bisher ab. Wir können nun standardisierte Berichte, Diagramme zu Zeitaufwänden, Earned-Value-Analysen, Plan- und Istkosten-Vergleiche, Kapazitätsgebirge oder auch KPIs auf Knopfdruck erstellen. Bei vielen Projekten sind wir Generalplaner, nun können wir dem Kunden rasch ein Gesamtbild des Projekts liefern“, berichtet Trofaier. Auch die User bei VTU sind mit der Lösung zufrieden, die benutzerfreundlich aufgebaut ist und die Projektverwaltung deutlich vereinfacht.

Nächstes Ziel ist die Ausrollung der Lösung an alle 20 VTU-Standorte in Europa. „Wir überlegen auch die Entwicklung einer Applikation für den mobilen Einsatz“, blickt Trofaier voraus. Die Zusammenarbeit mit DCCS ist jedenfalls überaus erfolgreich. „DCCS hat sich als positiver, konstruktiver Entwicklungspartner bewährt, der auch die hohe Komplexität unserer Anforderungen meistern konnte. Das neue Tool bildet den fachlichen Grundstein, um unsere Unternehmensentwicklung der letzten 30 Jahre in die Zukunft tragen zu können“, resümiert Trofaier.