Mario Lehner ist Geschäftsführer der insideAx GmbH. Das Unternehmen mit Sitz in Linz und Wien ist ein Projekt- und Beratungsspezialist mit Schwerpunkt ERP, aber auch Dokumentenmanagement und Business Intelligence.

Mario Lehner

Warum eine Prozessanalyse grundlegend für ERP ist

Der Mittelstand kämpft mit der Modernisierung. So manche Abläufe stehen einer Digitalisierung im Weg. Warum eine gründliche Analyse aller relevanten Prozesse die Basis zum Erfolg ist.

Die Liste der Hürden für erfolgreiche digitale Projekte ist lang. Oft hat niemand im Unternehmen die Prozesse im Überblick oder weiß, wo sie dokumentiert sind. Aber auch das Festhalten an traditionellen Methoden und Abläufen – meist mit aufwändigen Ablagen auf Papier – behindert eine Automatisierung im Unternehmen. Standardisierte Prozesse sind die Voraussetzung für jedes digitale Projekt, egal ob man nur einzelne Abläufe optimieren oder die gesamte Produktion automatisieren will.

Zuerst analysieren, dann optimieren

Speziell wenn es um Automatisierung geht, sind sauber dokumentierte Abläufe Pflicht. Das Erfassen, Analysieren und Visualisieren der Prozesse zeigt Optimierungs- und Effizienzpotenziale auf. Es ermöglicht eine zentrale Übersicht über die betrieblichen Abläufe. Eine Analyse schafft aber auch die Basis für Softwareprojekte, etwa die Umstellung auf ein neues ERP-System. Bei problematischen Abläufen lassen sich geeignete Maßnahmen und Lösungen erarbeiten, wobei man Prioritäten, etwa nach dem Kosten-Nutzen-Prinzip, setzen sollte.

Gesamtheitlicher Überblick ist zentral

Erst wenn ein kompletter Überblick über die Prozesse erstellt ist, können fundierte Entscheidungen über Automatisierungsmaßnahmen oder den Einsatz von Software-Tools getroffen werden. Roboter beispielsweise folgen nur standardisierten Abläufen. Der ganzheitliche Ansatz ist zudem grundlegend für Optimierungen der Organisationsstruktur. Denn Digitalisierung bedeutet, Innovation im Unternehmen, auch mit dem Risiko des Scheiterns, zuzulassen. Prozessoptimierungen helfen darüber hinaus, das Personal zu entlasten und damit Ressourcen frei zu schaufeln – in Zeiten des Fachkräftemangels ein gewichtiger Aspekt.

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Mit Strategie zum Erfolg

Wer erfolgreich digitalisieren will, braucht eine passende Strategie, die vom Top-Management mitgetragen wird. Im ersten Schritt gilt es, sich einen Überblick über die Prozesslandschaft zu verschaffen. Dabei ist ein externer Dienstleister hilfreich, der die wertvolle Sicht von außen gewährleistet und von der Analyse bis zur Maßnahmenliste berät. Damit können insbesondere mittelständische Betriebe, denen es an Zeit und Know-how fehlt, erste digitale Projekte erfolgreich umsetzen. 

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