Automated Engineering

So geht Projektmanagement in der Cloud

Was Unternehmen berücksichtigen müssen, wenn sie digitale Kollaborationstools erfolgreich einsetzen wollen.

automatedengineering

Projekte über Kontinente, Zeitzonen und Sprachbarrieren hinweg gemeinsam entwickeln: Was bis vor Kurzem einer kleinen digitalen Elite vorbehalten war, kommt immer mehr im Arbeitsalltag an – als eine der wenigen positiven Nebenwirkungen von Lockdown und Pandemie. Positiv, weil kollaboratives Projektmanagement in der Cloud gerade beim Engineering ungeahnte Vorteile bietet, etwa die Möglichkeit, für jedes Projekt die besten Köpfe zusammenspannen zu können, völlig unabhängig davon, ob sie in Südamerika, Nordeuropa, Asien oder Afrika leben. Forschung und Entwicklung in der Automobilindustrie, im Maschinenbau und in unzähligen anderen Branchen können so auf eine völlig andere Stufe gestellt werden.

Die technischen Voraussetzungen dafür sind inzwischen allgemein zugänglich, allerdings nach wie vor alles andere als trivial. Nicht jede Cloud, nicht jede Plattform, nicht jede Software ist dazu geeignet, für kollaborative Projekte genutzt zu werden.

Cloud – aber welche?

Geht es etwa um die Cloud selbst, so sollte dringend geklärt werden, ob sie in Europa oder vielleicht sogar in Österreich gehostet wird und damit den relativ strengen europäischen Sicherheitsregeln entspricht, oder ob sie irgendwo offshore im Niemandsland steht, wo Datendiebstahl viel wahrscheinlicher ist. Die weit verbreitete Vorstellung, dass eine Private Cloud, also eine Cloud-Infrastruktur, die im Unternehmen selbst gehostet wird, mehr Datensicherheit gewährleistet als eine Public Cloud bei einem Provider, stimmt indessen, wenn überhaupt, nur bedingt.

White Paper zum Thema

Denn ebenso wie eine Public Cloud perfekt abgesichert sein kann – und es bei professionellen Cloud-Anbietern meist auch ist – genauso können in Unternehmen gehostete Cloud-Lösungen massive Sicherheitslücken haben. Die Entscheidung, ob Public oder Private Cloud hängt daher viel eher davon ab, ob eigene IT-Infrastruktur verwendet werden soll oder nicht. Da eine Public Cloud problemlos skalierbar ist, entscheiden sich inzwischen auch große Unternehmen immer häufiger für diese Variante. Oder sie wählen zumindest das Modell einer Hybrid Cloud, die es erlaubt, bei Auslastungsspitzen von firmeneigenen auf externe Rechenkapazitäten auszuweichen. Damit ist die Verfügbarkeit des Systems auf jeden Fall gesichert.  

Verfügbarkeit sichern bedeutet aber auch, rechtzeitig an ein wirklich zuverlässiges Back-Up-System zu denken. Gute Cloud-Systeme gewähren maximale Verfügbarkeit dadurch, dass die Original-Server an einem anderen Ort gespiegelt sind. Beim Ausfall des Originalsystems kann sofort das exakt gleiche Backup-System übernehmen. Und weil es nicht am gleichen Ort wie das Original steht, bleibt es auch bei Naturkatastrophen wie zum Beispiel einer Überflutung einsatzbereit.

Ohne Ziel kein Weg

Erfreulicherweise hat das Bewusstsein für IT-Sicherheit in Unternehmen in den vergangenen Jahren sukzessive zugenommen. In Österreich ist es inzwischen auch bei den KMUs sehr hoch: 72 Prozent von ihnen sehen Fragen der Cloud-Sicherheit als sehr relevant an, nur ein Prozent für nicht relevant. In der Praxis können Kollaborationsprojekte allerdings nicht nur an Sicherheitsfragen scheitern. Ein anderer häufiger Stolperstein besteht darin, dass die an kollaboratives Projektmanagement in der Cloud geknüpften Ziele nicht wirklich klar definiert sind.

Tatsächlich gilt es da aber einiges zu bedenken: Soll – wie bei vielen Engineering-Projekten – vor allem Innovation gefördert werden, indem Teams unabhängig von räumlichen Gegebenheiten zusammengestellt werden können? Geht es außer um das Konstruieren selbst auch darum, Konstruktionen an digitalen Zwillingen zu testen? Geht es um die Automatisierung einer bereits existierenden Fertigung und um die dazugehörende Fertigungsdokumentation? Oder sollen bestehende Unternehmensstrukturen verbessert werden, indem digitale Kataloge quer über alle Unternehmensbereiche und Standorte verwendet werden, was nicht nur firmeninterne Standards schafft, sondern auch erhebliche Kosteneinsparungen? Oder soll es gar eine Mischung von alledem werden?

Flexibilität ist alles

Das Schwierige, aber auch Typische an agilen Projekten ist allerdings, dass die Antworten, die man auf Planungsfragen zu Beginn des Projekts gibt, nicht immer damit übereinstimmen, was nach zwei, vier oder sechs Monaten dann tatsächlich geschieht. Wenn es also eine zentrale Anforderung gibt, die an Software für kollaborative Projekte gestellt werden kann, dann die, dass sie an möglichst viele Szenarien angepasst werden kann, auch während des Projekts. 

Doch ob klassisches Engineering, Software-Engineering oder Planungen im Anlagenbau: Die IT-Lösungen, die genutzt werden, müssen auch so gestaltet sein, dass sie von den Mitarbeitern angenommen werden. Eigentlich eine Selbstverständlichkeit. Doch immer noch werden Projekte aufgesetzt, ohne vorher die Bedürfnisse jener zu erfragen, die die Projekte durchführen sollen. Dementsprechend sind international betrachtet bis zu zwei Drittel der Mitarbeiter in Unternehmen mit den Tools, die ihnen für ihre digitale Kollaboration zur Verfügung gestellt werden, unzufrieden.

Vielfach liegt die Unzufriedenheit auch daran, dass die Tools zwar grundsätzlich gut gewählt sind, aber nicht in dem Maß wachsen können wie das Projekt selbst. Cloud-Services sind auch dafür eine smarte Abhilfe, wobei allerdings nicht jeder Anbieter das gleiche Cloud-System zur Verfügung stellt. Bei IaaS, also Infrastructure as a Service, liefert der Provider die grundlegende IT-Infrastruktur wie Rechenleistung, Speicherplatz und Netzwerk – um den Rest, etwa die Konfiguration, kümmert sich der Anwender. Das bedeutet also immer noch jede Menge an eigenem IT-Einsatz.

Faktor Mensch

PaaS, also Platform as a Service, bietet den Nutzern darüber hinaus Werkzeuge, mit deren Hilfe eigene cloudbasierte Anwendungen programmiert werden können. Noch weiter geht Software as a Service, hier stellt der Cloud-Provider dem Nutzer fertige Softwarelösungen zur Verfügung und kümmert sich auch um deren Updates.

Doch Technik ist allerdings nur die eine Seite. Der Mensch, der sie nutzt, die andere. Deshalb können auch perfekt aufgesetzte kollaborative Projekte in der Cloud den persönlichen Austausch nie völlig ersetzen. Teilaufgaben lassen sich zwar oft auch zur Gänze im Remote-Modus bewältigen. Ein komplettes, großes Projekt durchzuziehen, ohne dass sich die daran Beteiligten wenigstens gelegentlich auch real treffen würden, funktioniert nur selten bis kaum. Deshalb sollte selbst bei noch so digitaler Projektausrichtung auch an die Möglichkeit zu direkten Treffen gedacht werden.

Lesen Sie dazu auch
Eplan eManage: Einfach Projekte in die Cloud hochladen, teilen und verwalten