Die Rolle des Lagers : Wie Lagerstrukturen zum Erfolg im Unternehmen beitragen

Das Lager stellt das Rückgrat eines erfolgreichen Betriebs dar. Praktisch wissen Unternehmer, wie wichtig das Lager ist. In der Realität zeigt sich jedoch häufig das Gegenteil: Unauffindbares Material, fehlende oder undurchdachte Prozesse sowie eine ineffiziente Arbeitsverteilung. Fehlt Unternehmen eine sinnvolle Struktur in ihrem Lager, verschwenden sie Zeit und Ressourcen, die an anderer Stelle im Unternehmen später fehlen. "Zahlreiche Unternehmen unterschätzen die Bedeutung einer effizienten Lagerorganisation. Eine mangelhafte Organisation im Lager wirkt sich negativ auf alle Bereiche des Unternehmens aus", bring Doris Paulus das Problem auf den Punkt. Als Lager-Expertin hat sie bereits über 200 Unternehmen persönlich beraten.

Im Rahmen eines Herstellungsprozesses wird in der Regel einiges an Material bewegt: Rohprodukte werden eingekauft, dann veredelt und schließlich wieder verkauft. Deshalb befinden sich auch meist zahlreiche Artikel in verschiedenen Verarbeitungsstadien im Lager. Für dessen Organisation eignet sich beispielsweise das Kanban-Konzept. Dabei wird neues Material immer dann angefordert, wenn eine bestimmte Menge des Bestands verbraucht wurde. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass für die Verwaltung des Lagers immer genau bekannt sein muss, wie viele und welche Artikel sich dort gerade befinden und auch, wie viele davon für aktuelle Aufträge benötigt werden. Gängige ERP-Programme, mit denen diese Betriebe häufig arbeiten, sind allerdings nicht auf Kanban-Prozesse ausgelegt. Deshalb übernimmt in vielen Unternehmen der Arbeitsvorbereiter oder Projektleiter die Koordination der Warenbestände. Im Praxisalltag sieht das dann wie folgt aus.

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Die jeweiligen Projektleiter:innen bestellen die Materialien beim Lieferanten und gehen mindestens einmal täglich an der Warenannahme prüfen, ob ihr Material bereits angekommen ist. Ist dies der Fall, können sie mit der Terminierung der Projekte starten. Doch damit nicht genug. In vielen Fällen sind auch sie es, die die Waren zusammensuchen, die Monteure für aktuelle Aufträge benötigen. Schließlich wissen sie am besten, wo sich die Artikel befinden. Nicht zuletzt besprechen sie auch mit den Monteuren die erledigten Aufträge und kontaktieren zur Retourenabwicklung den Lieferanten. Somit sind die Projektleiter:innen in alle Schritte des Arbeitsablaufs involviert. Daraus ergeben sich auch Probleme.

Zum einen ist der komplette Arbeitsprozess vom Arbeitsvorbereiter oder der Projektleiterin abhängig. Sobald sich einer seiner Arbeitsschritte verzögert, verzögert sich der komplette Ablauf. Damit können große Verluste einhergehen, die sich über einen längeren Zeitraum aufsummieren. Dazu kommen die Lohnkosten des Projektleiters. Aufgrund seiner Fähigkeiten erhält er ein deutlich höheres Gehalt als beispielsweise die Lagerarbeiter. Dennoch verbringt er im beschriebenen Szenario bis zu 40 Prozent seiner Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die eigentlich nicht in sein Aufgabengebiet fallen. Für diese Tätigkeiten ist der Projektleiter eigentlich überbezahlt, zudem kann er dadurch seiner eigentlichen Aufgabe - der Planung von Aufträgen - nur noch zu einem geringeren Teil nachkommen. Weniger Aufträge bedeuten weitere Verluste für den Betrieb. Das letzte Problem ist die Arbeitsbelastung des Projektleiters. Wenn er für den gesamten Ablauf im Betrieb zuständig ist, ist das eine enorme Verantwortung. Es droht der „Verschleiß“ einer wertvollen Arbeitskraft.

Um den Problemen entgegenzutreten, können gleich mehrere Maßnahmen ergriffen werden:

• Zuerst sollte jeder Arbeitsvorbereiter oder jede Projektleiterin nur noch das Material bestellen, das für seine oder ihre Aufträge benötigt wird. Dazu sollte zwingend eine Struktur geschaffen werden, die persönliche Besuche der genannten Personen im Lager überflüssig machen.
  
  
• Alle Auftragsinformationen müssen so transparent verwaltet werden, dass eintreffende Ware von geschulten Mitarbeiter:innen entgegengenommen werden kann.
  
  
• Ebenso sollte die Nachbestellung von Standardmaterial an das Verwaltungspersonal übertragen werden. Dafür ist ein Programm nötig, das Kanban-basierte Prozesse gut abbilden kann. In dieses sollte auch ein automatischer Vergleich der tagesaktuellen Preise integriert sein, damit dieser Schritt komplett entfällt.
  
  
• Lieferfehler sollten direkt dem Arbeitsvorbereiter oder der Arbeitsvorbereiterin zugetragen werden.
  
  
• Kommissionsreste im Lager entfallen dank eines gut funktionierenden Restemanagements.
  
  
• Die geschulten Mitarbeiter:innen rufen bei den Lieferanten an, um Lieferfehler nachvollziehen zu können.
  
  
• Die Monteure oder Monteur:innen können morgens schneller losfahren, da sie ein vollständig geprüftes Kommissionsmaterial, Standardmaterial und Werkzeug für ihre Maschinen vorfinden.
  
  
• Retouren werden von der Verwaltung übernommen, was diese Aufgabe für Arbeitsvorbereiter überflüssig macht.

All diese Punkte münden in einer Kernthese. Und zwar sollten Veränderungen darauf ausgerichtet sein, den Arbeitsvorbereiter:innen die zusätzlichen Aufgaben abzunehmen. So können sie sich wieder verstärkt ihrer ursprünglichen Aufgabe, dem Planen von Aufträgen, widmen.