Anwenderbericht : Wie B&R seine Geschäftsprozesse automatisiert

„Wir haben jährlich mit sehr vielen Bestellungen zu tun“, schildert Karl Aumayr, Head of IS Business Solutions, die Situation. „Dabei geht es um Kunden und Lieferanten in allen Größenordnungen. Insgesamt betrifft das rund eine Viertelmillion Dokumente, weil wir ja bis zur Rechnung hin alle Businessdokumente verarbeiten. Manuell würde dies einen enormen Aufwand bedeuten, den wir uns mit EDI ersparen.“ Der Datenaustausch fungiert für B&R jedoch nicht als Einbahnstraße: „EDI ist auch ein zeitgemäßes Angebot an große Kunden und Lieferanten, die das aktiv nachfragen.“ Und das nicht ohne Grund, denn: „Im Zusammenspiel zeigt sich die wahre Tragweite dieser Technologie – und ihr Potenzial für die Wirtschaft.“

Kurze Lead Time verbessert gesamte Performance

Die Dauer vom Eingang der Bestellung bis zur Lieferung der Ware ist entscheidend: „Die manuelle Verarbeitung der Order Response kann schon einmal zwei bis drei Tage kosten. Wenn diese stattdessen innerhalb von Minuten erfolgt, hat das extrem positive Auswirkungen auf unsere Produktionsplanung und ermöglicht letztlich auch eine schnellere Auftragsbestätigung bzw. Bekanntgabe des Lieferdatums an unsere Kunden. Das bringt mehr Planbarkeit für alle.“ Bei B&R nutzt man auf ERP-Ebene SAP, wo durch die EDI-Anbindung der gesamte Beschaffungsprozess effizienter wird: „Die Bestellungen gehen direkt an den Lieferanten, die eingehenden Auftragsbestätigungen werden vollautomatisch abgeglichen und ins System übernommen. Gleiches geschieht später mit den elektronischen Lieferscheinen.“ Damit nimmt EDI in der Business-Automatisierung eine zentrale Position ein.

Rentabilität ist eine Frage des Business Case

Ob eine EDI-Anbindung wirtschaftlich Sinn macht, wird im Einzelfall geprüft, erklärt Aumayr: „Die Anzahl der Bestellungen im Jahr ist dabei sicher eine wichtige Größe, der Aufwand zahlt sich eben erst ab einem gewissen Umfang der Kooperation aus. Aber es spielen auch andere Aspekte eine Rolle.“ Dazu zählt beispielsweise auch der qualitative Aspekt: „EDI schließt Fehler zu 100% aus. Es kann also durchaus sinnvoll sein, auch kleinere Lieferanten im Sinne des großen Ganzen anzubinden.“ Schließlich profitiert man bei B&R von jedem automatisiert verarbeiteten Dokument. „Fakt ist jedenfalls, dass ohne EDI eine Bewältigung der aktuellen Businessdokumente mit dem derzeitigen Personalstand in den Abteilungen Einkauf und Auftragsabwicklung bei B&R nicht denkbar wäre.“ Um auch ganz kleine Partner oder Kunden in den elektronischen Datenfluss zu integrieren, bietet man über DIG auch andere Möglichkeiten zur Übermittlung: So können auch Excel- oder Textfiles, die per Mail eingehen, von B&R an die Plattform geschickt werden. „Dort werden sie dann in unser gewünschtes Format übersetzt, sodass sie nahtlos in unseren Workflow übernommen werden können.“

Keine eigene EDI-Abteilung notwendig

Über die DIG Plattform werden sämtliche eingehenden Dateien in die gewünschten Zielformate übersetzt, sodass sie von den ERP-Systemen der internationalen Niederlassungen problemlos verarbeitet werden können. „Dabei kümmern wir uns im Headquarter in Österreich um die Voraussetzungen für diesen Datenaustausch“, skizziert Aumayr den Ablauf und hebt das Zusammenspiel mit DIG hervor: „Für die EDI-Anbindungen haben wir eine Standardabwicklung installiert, um das Mapping effizient abzuwickeln. Durch das Wissen, welche Felder verfügbar sind und wie wir mit den Profis von DIG kommunizieren, läuft das ganz nebenbei.“ Von Beginn weg werden somit Anbindungen innerhalb weniger Wochen umgesetzt – auch international. Dabei kommen knapp 20 unterschiedliche Formate zum Einsatz. „Wenn man einmal die gängigen alle abgewickelt hat, ist das keine große Herausforderung mehr, wirklich neue Formate kommen nur selten dazu.“

Nutzen von EDI abhängig vom Geschäftsmodell

„Wie stark EDI unsere Prozesse beeinflusst, hängt auch vom Verwendungszweck des bestellten Materials ab“, leitet Aumayr ein und verweist auf die Unterschiede zwischen einer anonymen Warenlagerfertigung oder einer individuellen Einzelbestandsfertigung. „In zweiterem Fall bringt der direkte 1:1-Bezug aller Belege eklatante Vorteile.“ Insgesamt sieht er durch den schnelleren Informationsaustausch Potenzial für die gesamte Wirtschaft, das aber je nach Branche unterschiedlich ist: „Der Nutzen von EDI ist im Seriengeschäft sicher größer als im Projektgeschäft. Auch in Bereichen, die nach dem First-Come-First-Served-Prinzip handeln, bringt EDI definitiv Vorteile.“ Ebenso beeinflusst die Klassifizierung einer Lieferung als dringend und wichtig die Bedeutung des schnellen Datenaustauschs. „Letztlich ist es immer abhängig vom Geschäftsmodell, wie groß der Vorteil ausfällt.“ Bei B&R mit seiner automatisierten Generierung von Bestellungen aufgrund der Produktionsplanung reicht der Nutzen jedenfalls bis hin zur Terminbestätigung an die Kunden: „Und je weiter wir darüber nachdenken, desto mehr zusätzliches Potenzial erkennen wir für die Zukunft.“