Anwenderbericht : Die nicht wertschöpfenden
Prozesse so effizient wie möglich machen

Die GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH ist namentlich nicht allzu vielen Menschen bekannt. Dabei hat wohl nahezu jeder Leser oder jede Leserin dieses Textes schon mal ein Produkt des Unternehmens genutzt. Etwa beim Etagenwechsel im Einkaufszentrum, denn dafür stellen wir uns für gewöhnlich auf eine Rolltreppe. Einer der weltweit führenden Hersteller ist die Schindler AG. Als Zulieferer fertigt die GW St. Pölten die Schaltschränke mitsamt der Elektronik für die Fahrtreppensteuerung. Das Leistungsspektrum reicht von der Beschaffung aller Teile bis hin zur Bereitstellung der fertigen Schaltschränke im Takt der Produktion. „Als Zulieferer können wir uns in hohem Ausmaß in die Wertschöpfungsketten unserer Industriekunden integrieren. Wir liefern nicht nur Einzel- komponenten, sondern echte Mehrwert-Lösungen“, erklärt Josef Müller, Prokurist und Bereichsleiter für Qualitätsmanagement, Organisation & Innovation bei GW St. Pölten. Auf der anderen Seite des Leistungsspektrums stehen dagegen so alltägliche Services wie Grünraumpflege, Gebäudereinigung oder Sanierung auf Bestellung.

Um diese Spannbreite mit einem integrativen Team abdecken und die Anforderungen der Kunden in höchster Qualität und zu wettbewerbsfähigen Konditionen erfüllen zu können, müssen die internen Prozesse so effizient wie möglich gestaltet sein. „Wir bewegen uns dabei in einem Spannungsfeld zwischen Automatisierung und Beschäftigung“, sagt Müller. „Unser Ziel ist keine Produktion, in der nur noch Roboter arbeiten. Stattdessen wollen wir anspruchsvolle Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen schaffen. Damit sich dies wirtschaftlich rechnet, müssen wir alle administrativen und nicht wertschöpfenden Prozesse im Umfeld so effizient und kostengünstig wie möglich gestalten. Dabei hilft uns proALPHA ERP seit bald 15 Jahren“.

Mit der Version 7.2 hat die GW St. Pölten bereits seit Mai 2020 das neueste proALPHA ERP- Release im Einsatz. Wie schon fünf Jahre zuvor, beim Update auf die Version 6.1, stand der Wechsel unter dem Motto „zurück zum Standard“. Keine einfache Aufgabe bei einem Unternehmen, das so breit und heterogen aufgestellt ist wie die GW St. Pölten. „Wir wollen für jeden Prozesspfad die optimale Lösung finden – und wir haben viele Pfade“, sagt Müller. Bei der ursprüng- lichen ERP-Einführung vor anderthalb Jahrzehnten waren genau deshalb noch etliche Anpassungen nötig.Durch die stetige Weiterentwicklung der Standard- funktionalitäten von proALPHA ERP ist bei immer mehr Prozessen eine Rückkehr zum Standard nicht nur möglich, sie bringt auch messbare Fortschritte. Entsprechend positiv fällt die Bilanz von GW St. Pölten aus: „Von den 173 Anpassungen bei Version 6.1 konnten wir im Zuge des Release-Wechsels 57 durch Standardfunktionalitäten ersetzen. Zwar kamen mit der Umstellung auf proALPHA ERP 7.2 wenige neue Anpassungen hinzu, in Summe haben wir aber eine deutliche Reduktion erreicht“, berichtet Jürgen Löw, ERP & KVP Experte, Teamleiter IT bei der GW St. Pölten. Was nach viel Arbeit klingt, lief in der Praxis nahezu reibungslos ab. „Wir haben den Release-Wechsel sorgfältig geplant und mit Unterstützung von proALPHA punktgenau umgesetzt“, sagt Löw. Nachdem alles sauber installiert war, mussten wir unser ERP-System nach der Konvertierung nur einmal neustarten und konnten direkt weiterarbeiten.“

Um effizientere Prozesse bei weniger administrativem Aufwand ging es dem Unternehmen beim aktuellen Update speziell im Hinblick auf die Finanzbuchhaltung. Priorität hatte zum Beispiel ein ERP-Teilprojekt zur Einführung des automatischen Belegversands. „Bisher konnten wir aus dem ERP heraus Rechnungen vollau- tomatisch verschicken“, sagt Löw. Schon dies brachte enorme Erleichterungen. Dank intelligenter Funktionserweiterungen in der Version 7.2 versendet proALPHA ERP nun auch Mahnungen automatisiert und immer in Verbindung mit einer Rechnungskopie. „Dies war uns sehr wichtig“, sagt Löw, „da viele Kunden sonst erfahrungsgemäß noch mal die zugehörige Rechnung anfordern.“ Den zusätzlichen E-Mail-Verkehr und teure Zahlungsverzögerungen erspart sich der Betrieb nun.

Ein weiteres Highlight-Projekt beim jüngsten Update war die Integration des Auskunftei-Prozesses. Programmiert wurde für den Datenaustausch in diesem Fall eine direkte Schnittstelle zwischen proALPHA ERP und Creditreform, dem Auskunftei-Dienstleister von der GW St. Pölten. Das Buchhaltungsteam der Niederösterreicher lässt die Zahlungsfähigkeit der Auftraggeber bei größeren Anfragen routinemäßig überprüfen. Durch den neuen Prozess muss dafür niemand mehr das ERP-Programm verlassen. Alle Abfragen werden per Mausklick in proALPHA ERP initiiert, die Prüfberichte der Auskunftei landen anschließend automatisch im DMS. Jede Abfrage wird also vollständig dokumentiert.

Effizienzschübe erwartet sich das Unternehmen auch von den noch mal massiv optimierten mobilen Lösungen. „Wir haben die Möglichkeiten der mobilen ERP-Anbindung bisher schon in der Lagerverwaltung genutzt. Die Weiterentwicklung des proALPHA Web- Portals eröffnet uns nach dem Update nun aber ganz neue Horizonte“, sagt Müller. So ist es mit dem Web- Portal schon über einen einfachen Browser möglich, jederzeit und an jedem Ort der Welt von jedem handelsüblichen mobilen Endgerät aus auf das ERP- System zuzugreifen. „Dieses Framework nutzen wir jetzt, um Arbeitsplätze 4.0 aufzubauen.“Das Ziel: Jeder der Mitarbeitenden soll alle nötigen Informationen für die Arbeit direkt und mobil aus dem ERP abrufen können. Ein echtes Plus ist dies nicht nur für Kolleg*innen mit eingeschränkter Mobilität. Als Dienstleister sind die Mitarbeiter*innen der GW St. Pölten zum Teil auch bei Kunden vor Ort tätig und direkt in die Fertigungsprozesse integriert.

Ideen für Innovationen hat die GW St. Pölten viele. Hinzu kommt die nötige Entschlossenheit für das Umsetzen zukunftsweisender ERP-Projekte. Ein weiteres ist gerade erst angelaufen, es soll schon bald eine vollautomatische Eingangsrechnungsbearbeitung ermöglichen. Die Herausforderung: Jeder Lieferant hat sein eigenes Rechnungsdesign. „Mit proALPHA arbeiten wir jetzt an einer intelligenten Scan- und Datenerfassungslösung, die KI-gestützt alle nötigen Angaben ermittelt und richtig zuordnet – unabhängig davon, wo auf der Rechnung und in welcher Schriftart beispielsweise das Lieferdatum aufgeführt wird“, erklärt Löw.Künstliche Intelligenz und Big Data sind für den Mittel- ständler ohnehin keine Angstbegriffe.„Wir nutzen die Chancen der Digitalisierung, um unser integratives Geschäftsmodell nachhaltig effizient und zukunfts- fähig zu machen. proALPHA ist aus unserer Sicht der dafür ideale ERP-Partner“, betont Müller, „denn gemeinsam denken und entwickeln wir Lösungen konsequent vom Prozess her.“ Ein Miteinander, das bestens funktioniert und eingespielt ist. Dafür sorgen nicht zuletzt die regelmäßigen Release-Updates. Ziel von der GW St. Pölten ist es, technisch immer auf dem neuesten Stand zu sein. Die Updatestrategie des Unternehmens sieht daher alle fünf Jahre den Wechsel auf die neueste proALPHA ERP-Version vor. So bleibt der Aufwand für die Updates vergleichsweise gering und die Wettbewerbsfähigkeit hoch.