Case Study : Wie Walter Mauser-Fahrerkabinen seine Prozesse automatisiert

Walter Mauser-Fahrerkabinen mit Sitz im niederösterreichischen Breitenau am Steinfeld wurde 1960 von Walter Mauser im Alter von nur 22 Jahren gegründet. Der technisch versierte Bauer hat mit seiner „Wetter Schutz Idee“ den Grundstein für die mittlerweile international erfolgreiche Firma gelegt. Das mehrfach ausgezeichnete Produktionsunternehmen wird bereits in 2. Generation familiengeführt und ist ein international gefragter Spezialist für maßgeschneiderte Fahrerkabinen mit einem Umsatz von mehr als 32 Millionen Euro und einer Exportquote von über 90%.

Die Geschwister Charlotte und Martin Mauser sind in den 80er Jahren eingestiegen und haben das Unternehmen stetig weiterentwickelt. Heute werden jährlich 10.000 Fahrerkabinen in aktuell 150 verschiedenen Kabinentypen gefertigt. Das Kabinen-Sortiment reicht von Golfbuggys über Kleintraktoren, Baumaschinen, Gabelstapler und Flugzeugenteisern bis hin zu Transportern und Mobilkränen. Alles wird komplett an einem Standort gefertigt: vom Entwurf bis zur Endfertigung entwickelt und von 300 MitarbeiterInnen Stück für Stück zusammengebaut. Nach dem Motto: „Geht nicht – gibt‘s nicht“ hat sich das Unternehmen immer wieder den hohen Anforderungen seiner Kunden gestellt und gemeinsam im Team individuelle, einzigartige Lösungen entwickelt. Schnelle und flexible Reaktion auf Kundenwünsche stehen im Vordergrund.

Bedingt durch das stetige Wachstum der Firma und dem kontinuierlichen Ausbau des Sortiments, war es für das Produktionsunternehmen maßgeblich wichtig, sämtliche Kernprozesse in einer Softwarelösung (ERP) abzubilden. Damit verbunden war die Ablöse des alten ERP-Systems - das mehr als 20 Jahre im Einsatz war - durch Microsoft Dynamics AX 2012 und die Verbesserung der Lagerlogistik durch Anbindung mobiler Devices. Dadurch sollten die zukünftigen Abläufe beschleunigt, die Absatzplanung optimiert, der Einkauf besser planbar und die Lagerbestände verringert werden, um Kosten zu sparen.

Die Vorgaben für die Implementierung von Microsoft Dynamics AX 2012 waren seitens Mauser klar definiert, da das Unternehmen bereits im Vorfeld ein ERP Projekt gestartet hatte, das den Ansprüchen nicht gerecht geworden ist. Daher wurde als erster Schritt Markt- und Lösungs-Know-how in Form von Schulungen bei einem Trainingsanbieter von Microsoft Dynamics AX 2012 eingekauft, um selbst über das notwendige Basiswissen zu verfügen. Danach kristallisierte sich bald heraus, dass zusätzlich ein erfahrener Implementierungspartner mit umfassender Produkt- und Projekterfahrung benötigt wurde. Den hat Mauser in Navax gefunden.

Gestartet wurde die sehr erfolgreiche Zusammenarbeit Anfang 2014 mit einem Pilotprojekt, in dem Infrastruktur und Serverinstanzen aufgebaut wurden. Daraus entwickelte sich ein umfassendes Projekt mit Schwerpunkt der Unterstützung in der Prozessabbildung und Datenübernahme, der Anpassung von Dokumenten sowie der Implementierung mobiler Devices im Lagerbereich.

Die Vorgabe von Mauser war, so nah wie möglich am Standard von Microsoft Dynamics AX 2012 zu implementieren. Dementsprechend wurden die Businessprozesse aller beteiligten Bereiche wie der Buchhaltung, Technik, Controlling, Einkauf, Verkauf und Logistik designt und an der Standardsoftware ausgerichtet.

Das Projektteam, unter der Leitung von Hubert Pfautsch, konnte auf die Unterstützung und das volle Vertrauen seitens der Geschäftsleitung bauen.

Vor allem in der Abbildung der Prozesse wurde die Beratungsleistung von NAVAX genutzt, da das IT-Systemhaus wertvolles Know-how aus zahlreichen Projekten und langjährige Erfahrung einbringen konnte.

Darüber hinaus war in Folge die Entwicklung aller Druckausgaben, wie beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Bestellungen etc. wesentlich. Die Unterstützung für den Echtstart - inklusive Vorbereitung und Durchführung der Inbetriebnahme in den Bereichen Verkauf, Produktion, Planung, Einkauf, Finanzbuchhaltung, Lager und Logistik - war ein weiterer Schwerpunkt der Zusammenarbeit. Auch die Datenübernahme aus dem Altsystem hat perfekt funktioniert und es konnten alle Geschäftsfälle bis hin zur Fakturierung ab dem ersten Tag problemlos durchgeführt werden.

Ungewöhnlich war, dass das Mauser Projektteam über außerordentlich hohes Lösungswissen verfügte, was den Ablauf des Projektes vereinfacht und den Aufwand deutlich verringert hat.

Zusätzlich zu den anpassungsfähigen ERP Modulen ermöglicht Microsoft Dynamics AX 2012 eine optimale Verbindung mit AX Anywhere des Navax Lösungspartners To Increase. Dabei handelt es sich um eine mobile Lagerlogistik-Lösung, die in Echtzeit auf mobilen Devices verfügbar ist. Dadurch werden die Abläufe im Lager und der Produktion, wie beispielsweise Umlagerung oder Kommissionierung, wesentlich vereinfacht. Großer Vorteil war, dass beim Wechsel vom Vorsystem auf die neue Lösung die Grundprozesse nicht geändert werden mussten. Daher war die Akzeptanz bei der Belegschaft von Anfang an gegeben.

Ziel war es, das alte ERP-System durch Microsoft Dynamics AX 2012 mit 16. August 2014 abzulösen und in Echtbetrieb zu gehen. Allerdings wurde die Umstellung des Testsystems auf das Livesystem auf Kundenwunsch auf 1. Oktober verschoben, um den Start des Projektes im Unternehmen besser vorbereiten zu können. Somit hat im August 2014 der Semibetrieb mit doppelter Stammdatenwartung begonnen, der mit dem vollständigen Echtbetrieb Anfang Oktober erfolgreich abgeschlossen wurde.

Für Mauser stand immer die Qualität des Projektes und nicht die Umsetzung bis zu einem bestimmten Stichtag im Vordergrund. Dabei wurde auf die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rücksicht genommen: Das Projektteam hat über den gesamten Verlauf des Projektes konsequent darauf geachtet, die gesamte Belegschaft abzuholen, einzubinden und umfassend zu schulen. Dementsprechend groß ist auch die Akzeptanz bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die das Umlernen und die Umstellung auf Windows Oberflächen ohne Komplikationen angenommen haben. Der Echtstart mit 1. Oktober 2014 war somit perfekt vorbereitet und konnte kontrolliert und in Ruhe, ohne Komplikationen, umgesetzt werden.

Durch die stetige Weiterentwicklung des Produktes von Microsoft und dem hohen Funktionsumfang, samt offenem Code, wurde mit dem Einsatz von Microsoft Dynamics AX 2012 eine zukunftssichere, strategische Entscheidung getroffen. Der größere Funktionsumfang ermöglicht, z.B. im Einkauf und in der Produktion, das Tagesgeschäft besser abzuwickeln. Die Lösung bildet auf Basis der durchgängigen Planungsvorschläge den gesamten Beschaffungs- und Produktionsbedarf ab.

Als eines der ersten Unternehmen in Österreich setzt Mauser das System auch ein, um die gesamte Fertigungstiefe der Produktion zu planen und über 4.000 Auftragsrückmeldungen pro Woche automatisch zu verarbeiten.

Der direkte Vorteil für das Unternehmen ist eine Transparenz bis in die unterste Produktebene: Das ermöglicht, Personal- und Maschinenauslastungen, Materialverfügbarkeiten, Soll-Istwert Vergleiche (z.B. Fertigungsstatus, Vergleich Vorgabezeit kontra Istzeit etc.) zu erfassen und auf Abweichungen zu reagieren.

Alle weiteren involvierten Bereiche profitieren ebenfalls von dem neuen System: der Verkauf und die Organisations- und Mitarbeiterverwaltung wurden optimiert, die Finanz- und Anlagenbuchhaltung profitiert von besserer Budgetkontrolle und übersichtlicheren Reports, einer schnelleren Zahlungsabwicklung und einer verbesserten Übersicht von Debitoren- und Kreditorenkonten.

Bemerkenswert bei diesem Projekt ist, dass es gelungen ist, die gemeinsame Zielsetzung „Standardnähe der Implementierung“ über das gesamte Projekt „durchzuziehen“ und, verglichen zu ähnlichen Implementierungen, das Anpassungsvolumen minimal zu halten. Die Zusammenarbeit der einzelnen Projektteams von Mauser und Navax war durchgängig geprägt von Fairness und einem hohen Maß an Vertrauen.

Derzeit unterstützt Navax das Produktionsunternehmen in der nächsten Optimierungsphase. Bedingt durch die Ablaufanpassungen im Unternehmen haben sich weitere Verbesserungspotentiale ergeben, die nun adressiert werden. Unter anderem soll die neue Laserschneid-Anlage mit dem Produktionsmodul an AX 2012 gekoppelt werden, um diese optimal auszulasten. Das QS-Modul wurde mittlerweile auch in Betrieb genommen und unterstützt die Qualitätssicherungsprozesse.

Kunden und Lieferanten werden nach und nach per standardisiertem EDI angebunden: Daten wie Kundenaufträge, Lieferungen, Planzahlen, Vorschauen etc. werden unternehmensübergreifend für Mauser und seine Geschäftspartner verfügbar und, prozessabhängig, auch bearbeitbar sein. Dadurch wird die Zusammenarbeit mit Kunden wesentlich vereinfacht und die SachbearbeiterInnen von Mauser entlastet.

Aktuelles Thema bei Mauser ist ein neues Projekt mit dem Titel Lean2020. Dazu wird der gesamte Betrieb auf Verbesserungspotentiale durchleuchtet. Ein wichtiges Werkzeug stellt dabei die neue Software dar.

Implementierung am Microsoft Dynamics AX 2012 Standard, außergewöhnlich geringe Entwicklungskosten

Alle wesentlichen Kernprozesse im ERP-System abgebildet

Ganzheitliches Bild auf die unternehmensrelevanten Daten

Verlässliche Daten: sauberer Datenbestand durch Bereinigung des Artikelstamms und durch Implementierung diverser Prüffunktionen

Validierte und zuverlässige Endergebnisse

Geordnete und strukturierte Prozesse

Straffung und Verbesserung der internen Abläufe

Hohe Bedienerfreundlichkeit und mehr ERP-User als vorher

Steigerung der Produktivität

Ermöglichung einer Absatz-, Bedarfs- und Bestandsplanung

Bessere Planbarkeit der Produktion und des Einkaufs

Optimierte Lagerhaltung

Reduktion der Kosten

Mehr Transparenz

Verlässliche Technologie mit regelmäßigen Release Updates