Use Case : Transparente Auftragssteuerung - von der Exceltabelle zur Echtzeit-App

Über acht Abteilungen waren täglich damit beschäftigt, Auftragspapiere manuell weiterzugeben und auftretende Terminänderungen persönlich zu kommunizieren und zu koordinieren. Darüber hinaus fehlte die zentrale Stelle, an der die aktuelle Auftragssteuerung für alle jederzeit klar ersichtlich war. Erste Verbesserungen erzielte EVVA mit einem Exceltool - dieses stieß allerdings schnell an seine Grenzen. Also holte man sich externe Unterstützung, um den Auftragsstatus automatisch in Echtzeit zu aktualisieren und in Microsoft Power BI darzustellen.

Da NAVAX und EVVA bereits gemeinsam ein ERP-Projekt umgesetzt hatten, erschien es sinnvoll, auch diesmal als strategische Partner zusammenzuarbeiten. So erarbeiteten sie eine Lösung, die möglichst vollständige Transparenz bringen sollte: Die EVVA-spezifische Produktions-App „PIA“ war geboren. Von Beginn an war klar, dass die berechneten Daten für PIA in Echtzeit verfügbar sein müssen. Einerseits um den Informationsaustausch in Papierform zu eliminieren und andererseits, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Supply Chain Managements und des Vertriebs einen deutlichen Informationsgewinn zu ermöglichen. Direkt in der Produktionsstätte müssen Entscheidungen, wie etwa welcher Auftrag priorisiert werden soll, sofort getroffen werden.

Darüber hinaus wurde die Applikation so gestaltet, dass es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern direkt in der Produktionsstätte möglich ist, Rückmeldungen zur Auftragslage sofort ins System einzuspeisen. Auch die jeweiligen Abhängigkeiten innerhalb der einzelnen Produktionsschritte werden berücksichtigt und auf großen Displays visualisiert. Die Arbeiterinnen und Arbeiter am Shopfloor sehen nun im 2-3 Sekundentakt alle aktuellen Aufträge mittels Dashboards. Die Informationsweitergabe an die Produktionsleitung ist somit in Echtzeit möglich.

Komplexe Berechnung einfach dargestellt

Die Entscheidung, welche Aufträge im Zuge der Fertigung als nächstes bearbeitet werden müssen und können – je nach Kapazität – war eine der größten Herausforderungen im Projekt. Hier bedurfte es eines eigens entwickelten Algorithmus, der von EVVA auf Basis von Auftragsdaten, Terminen und den individuellen Produktionsparametern selbst geschrieben wurde. NAVAX hat für die technisch effiziente Umsetzung gesorgt, um diese komplexe Auswertung innerhalb des Systems in Echtzeit berechnen zu können. Das Ergebnis der Berechnung wird in der Power App visualisiert und nach den Kriterien Termin, Priorität und Kundenwunsch gereiht. Für eine dafür notwendige saubere Datenstruktur sorgt im Hintergrund ein Data Warehouse.

Übersichtliche Ressourcenplanung

Bei den 700 Aufträgen, die täglich verarbeitet werden, kommt es auch immer wieder zu Engpässen. Fehlende Teile oder auftretende Qualitätsprobleme können in PIA rückgemeldet werden, die eine automatisierte E-Mail an jene Person auslöst, die für die Liefertreue zuständig ist und die notwendigen Schritte einleitet, um den Kundentermin zu erfüllen. Vice versa zeigt die App sofort aktualisiert die nächsten Arbeitsschritte an, die für die übrigen Aufträge gesetzt werden müssen.

Nicht nur direkt in der Produktion und im Shopfloor sind die visualisierten Daten mittlerweile ein Muss. Die internen Prozesse sind insgesamt transparenter und können einfacher gesteuert werden. Dank PIA sind alle Abteilungen, auch das Controlling und die Geschäftsleitung, stets über die aktuelle Auftragslage informiert. Alle relevanten Informationen gelangen in das vom Management verwendete Power BI Dashboard, das unter anderem die wichtigsten KPIs darstellt. Entscheidungen können nun auf Basis dieser Daten und daraus berechneter Forecasts schneller, einfacher und solider getroffen werden.

Innerhalb der ersten vier Monate nach Einführung von PIA wurden knapp 2.000 Rückmeldungen aus dem Shopfloor über PIA abgewickelt. Davor waren es im selben Vergleichszeitraum 1.200 Meldungen – die jedoch mit der hohen Datenqualität von heute nicht vergleichbar sind.