technik reportage : Wie Neff mit Ecowebdesk seinen Arbeitsschutz zentral steuern kann

Arbeits- und Gesundheitsschutz einheitlich und rechtssicher in einem zentralen System steuern, das wünschen sich viele Sicherheitskräfte. Mit Ecowebdesk ist das Kücheneinbaugerät-Spezialist Neff erfolgreich gelungen. Wenn es um die Optimierung oder Digitalisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen geht, stehen betriebliche Arbeitssicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz selten im Vordergrund. Doch in den letzten Jahren gewann die Betrachtung dieser Bereiche immer mehr an Bedeutung. Dazu tragen unter anderem die strengeren Gesetze zum Schutz von Mensch und Umwelt bei, aber auch der Wunsch der Arbeitgeber, sich positiv abzuheben und Zertifizierungen nach den gängigen ISO-Standards zu erlangen. Produktionsbetriebe sind dabei oft die Vorreiter, denn der falsche Umgang mit Maschinen und Anlagen kann unter Umständen zu gefährlichen Situationen bis hin zu Unfällen oder gar zum Tod führen. Das richtige Verhalten der Mitarbeiter sowie das Vorhandensein von korrekten und aktuellen Dokumenten wie Sicherheitsdatenblättern und Betriebsanweisungen sind nicht nur in Produktionshallen das „A und O“.

So stehen aufwendige Vor-Ort-Schulungen und die zeitintensive, manuelle Pflege von Dokumenten bei vielen Unternehmen an der Tagesordnung. Des Weiteren werden Informationen und Daten üblicherweise in unzähligen Listen ausgewertet, die durch Mehrfachbearbeitung nicht über die notwendige Qualität verfügen und auch keine verlässliche Versionskontrolle gewährleisten können. Um einzelne Bereiche im betrieblichen Arbeits- und Umweltschutz zu professionalisieren und schließlich zu digitalisieren, entscheiden sich Unternehmen heutzutage oft für die Einführung von spezialisierten Software-Lösungen. Ob Gefahrstoffmanagement, Online-Unterweisungen oder Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen – auf dem Markt existieren zahlreiche Anbieter, die sich zum Teil stark auf bestimmte Einzeldisziplinen konzentrieren. Andere Tools bieten wiederum einen ganzheitlichen Ansatz und decken den gesamten Aufgabenbereich im Arbeits- und Umweltschutz sowie Nachhaltigkeitsmanagement komplett ab. Für solch eine Software entschied sich der Küchengerätehersteller Neff.

Neff ist ein Traditionsunternehmen mit über 140-jähriger Erfahrung in Küche und Haushalt. Im Stammwerk im nordbadischen Bretten produzieren heute rund 1.450 Mitarbeiter jährlich etwa 1,5 Millionen Herde und Dunstabzugshauben. Vor fünf Jahren wurde hier entschieden, eine Software zur Steuerung von sämtlichen Arbeitsschutzprozessen einzuführen. Zunächst arbeitete Neff mit vielen verschiedenen Tools, welche jedoch nicht den erforderlichen Funktionsumfang boten und auch den Kostenrahmen nicht einhalten konnten. Die Herangehensweise wurde schließlich neu aufgerollt und das Unternehmen entschied sich nun für einen ganzheitlichen Ansatz. Mit dem Ziel, eine übergreifende HSE-Software (Health, Safety & Environment) zu finden und insgesamt Kosten zu sparen, wurden verschiedenste Softwaresysteme auf dem Markt analysiert. Im Rahmen dieser Marktanalyse fiel die Wahl auf die Online-Lösung EcoWebDesk des Berliner Softwarespezialisten EcoIntense.

In der Abteilung für Arbeitssicherheit und Umweltschutz am Standort Bretten arbeitet Andrea Schäfer, Sicherheitsingenieurin bei der Neff GmbH. Sie betreut unter anderem die Maschinen und Anlagen, organisiert und führt Begehungen durch, analysiert Unfälle und ist für die allgemeine Sicherheitsberatung verantwortlich. Ebenso ist sie auch im Umweltschutz und -management tätig. Als Software-Administratorin kennt sie sich mit der Online-Lösung für Arbeitssicherheit, Umweltmanagement und Nachhaltigkeit EcoWebDesk bestens aus: „Im HSE-Bereich haben wir bereits viele Einzeltools durch EcoWebDesk ersetzt. Ein klarer Vorteil für uns, denn wir haben jetzt ein zentrales System, das unter anderem Gefährdungsbeurteilungen, Rechtsregister, Gefahrstoffkataster und Auditmanagement sinnvoll miteinander verknüpft.“

Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen werden direkt im System erstellt und enthalten alle erforderlichen Angaben zu Gefahren und Schutzmaßnahmen. Unsichere Situationen und Unfälle können von jedem Mitarbeiter erfasst werden, die anschließende Ursachenanalyse und Maßnahmenableitung erfolgt zentral. Die versandfertige Unfallanzeige wird umgehend an die Berufsgenossenschaft verschickt. Per Mausklick erhält die verantwortliche Person eine Benachrichtigung, um die Ursache eines kritischen Ereignisses zu beseitigen. In einem zentralen Gefahrstoffkataster werden über 1.000 Arbeits- und Gefahrstoffe verwaltet. Jeder Stoff samt Eigenschaften und Einsatzbereichen kann sofort gefunden werden. Für die Werkfeuerwehr ist es sehr hilfreich, genau zu wissen, in welchem Gebäude, welche Gefahrstoffe eingesetzt oder gelagert werden. Um den Arbeitsschutz noch weiter zu stärken, wird aktuell eine digitale Vorsorgekartei erstellt, die es erlaubt, arbeitsmedizinische Untersuchungen von Mitarbeitern besser zu koordinieren. Sensible Mitarbeiterdaten – genauso wie sämtliche Daten und Dokumente in EcoWebDesk – sind dabei durch ein ausgeklügeltes Sicherheitskonzept geschützt.

Während einer Zertifizierung vor Einführung der Software wurde bei Neff die Rechtsdatenbank bemängelt. Heute sind alle relevanten Rechtsnormen im Rechtskataster erfasst und die Rechtspflichten lassen sich bequem ableiten und zuweisen. Der Handlungsbedarf ist konkreter und die Nachverfolgung ist dank EcoWebDesk einfacher geworden. Auch genehmigungspflichtige Maschinen und Anlagen sind in einem Anlagenkataster übersichtlich erfasst. Resultierende Handlungsschritte werden als Maßnahmen an die verantwortlichen Personen per Mausklick verschickt. Im Juli 2017 wurden beim Einbaugeräte-Spezialisten die Audits für die Rezertifizierung des Umweltmanagementsystems nach der neuen ISO 14001:2015 durchgeführt. Das Ergebnis: Die in der Vergangenheit kritisierten Prozesse, die nun umgestellt und per Software abgebildet wurden, entsprechen den Anforderungen der externen Auditoren vollkommen. Dies betrifft nicht nur das neue Rechtskataster, sondern auch die Bewertung von Umweltaspekten sowie die Vorgehensweise bei Audits und Sicherheitsbegehungen.

Neff entwickelt und produziert Hausgeräte für Menschen mit einer Leidenschaft fürs Kochen, für Funktionalität, Design und Bedienfreundlichkeit. 1877 im badischen Bretten gegründet, gehört das Unternehmen heute zu den führenden Herstellern von Einbau-Hausgeräten in Europa. Seit 1982 gehört Neff zur BSH Hausgeräte GmbH mit Hauptsitz in München.

EcoIntense entwickelt und vertreibt die webbasierte Software für Arbeitssicherheit, Umweltmanagement und Nachhaltigkeit EcoWeb-Desk. Die Online-Lösung bildet eine einheitliche Plattform für alle Aufgaben, Daten und Informationen im HSE-Bereich und ist geeignet, Managementsysteme gemäß ISO 14001, ISO 50001 und OHSAS 18001 zu unterstützen. Neben dem Berliner Hauptsitz befinden sich weitere Vertriebsniederlassungen in Deutschland, Österreich und den USA.