proALPHA

Integrativ und gestärkt in den Wettbewerb

Fünf Geschäftsfelder, täglich rund 100 Produktionsaufträge, 700.000 Dokumente im DMS, 520 Mitarbeiter - davon sind 70% Menschen mit Behinderung – das sind nur einige der Zahlen, welche die GW St. Pölten auszeichnen. Wie einer der größten integrativen Betriebe Österreichs mit proALPHA ERP die Gesetze des Marktes meistert, zeigt dieser Anwenderbericht.

DI Michael T. Sander, CEO proALPHA Software Austria GmbH

GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH ist in doppelter Hinsicht interessant: Zum einen ist die Produktpalette überaus vielfältig. So fertigt der Industriebetrieb auf einer Produktionsfläche von über 10.500 Quadratmetern unterschiedlichste Produkte in unterschiedlichsten Losgrößen: darunter Auftragsfertigungen wie Kühlkörperbearbeitung, Kabel- und Drahtkonfektionierungen, Schaltschränke, Beleuchtungen, Vorhänge sowie Objektbeschriftungen. Zum anderen übernimmt der zertifizierte Industriebetrieb soziale Verantwortung: 70 Prozent der rund 500 Beschäftigten sind Menschen mit Behinderung. Damit ist GW St. Pölten einer der größten integrativen Betriebe Österreichs. Und dennoch gelten wie andernorts die Gesetze des Marktes, die eine hohe Produkt- und Dienstleistungsqualität einfordern.

„Die GW St. Pölten muss sich ebenso am Markt behaupten wie jedes anderen Unternehmen auch. Wir sind stolz darauf einen der größten integrativen Betriebe Österreichs dabei zu unterstützen“, so Michael T. Sander, CEO proALPHA Austria GmbH. Bei fünf Geschäftsfeldern und vielen unterschiedlichen Kundenanforderungen ist das kein leichtes Unterfangen. In ihren Prozessen wird die GW St. Pölten deshalb von der ERP-Komplettlösung proALPHA unterstützt.

„Flexible“ Planung von täglich rund 100 Produktionsaufträgen

Seine heterogene Produktion hält der Auftragsfertiger mit proALPHA Produktion am Laufen. Dadurch bekommt er realistische Zahlen zur Auslastung und eine übersichtliche Kapazitätsplanung. „Zudem können Engpässe schon während der Planung erkannt werden“, sagt Josef Müller, Bereichsleiter QM/Organisation & Innovation, GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH. So kann der Betrieb frühzeitig gegensteuern und beispielsweise die Kapazitäten erhöhen oder Zusatzschichten einplanen. Beides vermeidet Störungen und lässt die Effizienz steigen. Das ist für den Betrieb wichtig, schließlich lastet er täglich rund 100 Produktionsaufträge ein. Dabei hat der Fertigungsplaner die Möglichkeit, auf zwei Arten zu planen: erst rückwirkend, ausgehend vom Wunschtermin des Kunden. Falls dies nicht machbar ist, findet eine Vorwärtsterminierung statt. Dabei wird der Auftrag vom Ist-Zeitpunkt ausgehend progressiv in die Zukunft geplant. Zusätzlich kann der Fertigungsplaner prüfen, ob er andere Aufträge verschieben kann, sodass sich der Wunschtermin des Kunden doch realisieren lässt. „Die Qualität unserer Planung hat sich in den letzten Jahren verbessert“, so Josef Müller. Früher plante der Betrieb gegen unendliche Kapazitäten, also ohne Ressourcenbeschränkungen, was häufiger zu Störungen im Produktionsbetrieb führte.

Zeitersparnis von mehr als 31 Arbeitstagen

Heute ist die gesamte Auftragsabwicklung effizienter. Dazu trägt auch die lieferanten- und kundenbezogene Disposition bei: Die für „ihr“ Material und „ihr“ Geschäftsfeld zuständigen Disponenten bearbeiten nur Vorschläge, denen auch konkrete Bedarfe zugrunde liegen. Verfügbare Bedarfe werden von proALPHA automatisch erkannt und müssen nicht mehr manuell geprüft werden. Die satte Zeitersparnis bei jährlich rund 92.000 Dispositionsvorschlägen: 31 Arbeitstage (92.000 x 10sec/manueller Prüfung = rund 250 Stunden oder rund 31 AT).
Zeitsparend sind auch die von proALPHA generierten Terminsteuerungslisten. Die Abteilungsleiter ziehen sich diese bei Bedarf aus dem System und sind so immer auf dem aktuellen Stand, wann welcher Auftrag produziert wird. Früher wurden die Listen nur einmal am Tag erstellt, was zur Folge hatte, dass sie aufgrund von Verschiebungen oder Neuterminierungen schnell veraltet waren. Zudem wurden sie manuell zusammengestellt. Das dauerte pro Liste rund 25 Minuten. Heute geht dies innerhalb von 1 bis 2 Minuten.

DMS: Informationen jederzeit verfügbar, wo sie benötigt werden

Bei GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH sind beinahe alle geschäftsrelevanten Dokumente digital im proALPHA DMS (Dokumenten Management System) abgelegt. Unternehmensweit sind das etwa 700.000 Unterlagen mit einem Datenvolumen von rund 370 GB. Pro Monat kommen rund 15.000 Dokumente hinzu. „Das können Sie mit ausgedruckten Papieren nicht mehr effizient verwalten“, sagt Josef Müller. Die Vorteile eines integrierten DMS zeigen sich am Beispiel Wareneingang: Dort wird jeder Lieferschein direkt in das proALPHA DMS gescannt, wo er durch die automatische Belegverknüpfung umgehend für die Rechnungskontrolle zur Verfügung steht. 20.000 Lieferscheine kommen so pro Jahr zusammen.
Durch die zentrale Ablage von Dokumenten ist es beispielsweise auch möglich, dass im DMS abgelegte Zeichnungen durch die Fertigungsmitarbeiter direkt in der Produktion aufgerufen werden können. Des Weiteren werden rund 20.000 Ausgangsrechnungen automatisch via COLD-Archivierung (Computer Output on Laserdisk) im DMS abgelegt. Sämtliche im DMS archivierte Dokumente lassen sich optimal nachverfolgen. Darüber hinaus verhindert der Industriebetrieb dadurch Mehrfachablagen und Aktenordner. Das spart eine Menge Platz: „Würde jedes Dokument ausgedruckt und in Papierform abgelegt werden, kämen bei GW St. Pölten jedes Jahr rund 120 Ordner neu hinzu“, sagt Jürgen Löw, KVP- & ERP-Experte im Bereich QM/Organisation & Innovation bei GW St.  Pölten Integrative Betriebe GmbH.

Lager chaotisch und konventionell verwaltet

Wie bei der Produktionsplanung verfolgt der Industriebetrieb auch in der Lagerwirtschaft eine flexible Strategie. Ein Teil des Lagers wird nach dem chaotischen Prinzip verwaltet, d. h. Teile werden dort eingelagert, wo gerade Platz ist. Der andere Teil wird konventionell geführt. „Je nach Anwendungsfall können wir mit proALPHA das optimale Lagerprinzip für den jeweiligen Lagerort nutzen“, sagt Thomas Thoese, KVP- & ERP-Experte & Lean-Coach Administration Bereich QM/Organisation & Innovation bei GW St. Pölten Integrative Betriebe GmbH. Die Trennung ergibt sich aus zwei Gründen: Zum einen ist das Lager aufgrund von Neu- oder Anbauten auf mehrere Gebäude und Ebenen verteilt. Zum anderen ist die GW St. Pölten sowohl Serien- als auch Auftragsfertiger. Kleinvolumige Teile, die der Industriebetrieb für Aufträge mit großer Stückzahl braucht, lagert er konventionell ein. Einzel- oder Spezialteile für Auftragsfertigungen chaotisch. So kann das Unternehmen insbesondere diesen Teil des Lagers schnell bestücken und Leerräume vermeiden. Daneben dokumentiert proALPHA zusätzlich den Lagerplatz, den es den Teilen zuweist. Dadurch weiß der Industriebetrieb immer, wo welche Ware lagert. „In jedem Fall haben wir Ordnung im Lager und einen Echtzeit-Überblick über Situation und Auslastung“, sagt Thomas Thoese. Handheld-Scanner sorgen zudem für 50.000 zeitnahe Buchungen pro Jahr, sodass die Bestände jederzeit exakt sind. Die gute Organisation vermeidet unnötige Bewegungen und Suchzeiten. Darüber hinaus lassen sich die Lager-kosten den einzelnen Geschäftsfeldern zuordnen. „Kurzum ist proALPHA eine große Hilfe für die Mitarbeiter und das Unternehmen, da sich das Lager deutlich leichter verwalten lässt und selbst Vertretungen des Stammpersonals sich darin problemloser zurecht-finden“, sagt Thomas Thoese.

Das Fazit von Josef Müller: „proALPHA unterstützt u.a. drei wesentliche Unternehmensziele: mehr Produktivität mithilfe bedarfsgerechter Dispovor-schläge, höhere Daten- und Informationsqualität mithilfe des DMS und besserer Materialfluss mithilfe der Lagerplatzverwaltung. Mit proALPHA haben wir einen wichtigen Partner, um unsere Ziele in Zukunft weiterhin bestmöglich zu erreichen.“