Anwenderreportage : ERP-System: Warum Lecapell auf Navax setzt

Seit drei Jahrzehnten beschäftigt sich Lecapell, ein Familienbetrieb in der 2. Generation mit Sitz in Waizenkirchen (Oberösterreich), ausschließlich mit der Veredelung von Leder. Anfänglich wurde nur für die Mode- und Möbelindustrie produziert, mittlerweile ist das Unternehmen einer der führenden Produzenten für Lederlenkräder in der Automobilindustrie. Dementsprechend schnell ist Lecapell gewachsen und benötigte eine umfassende betriebswirtschaftliche Softwarelösung zur Steuerung sämtlicher Geschäftsprozesse, um den zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.

Damit startete auch die gemeinsame Erfolgsgeschichte von Lecapell und Navax im Jahr 2009. Gefragt war ein stabiles System, das alle Prozesse sämtlicher Abteilungen abdeckt und mit dem Unternehmen mitwächst. Die Enterprise Resource Planning Lösung (ERP) sollte zum Herzstück des Unternehmens werden.

Nach der Übergabe der Firma im Jahr 2008 an die nächste Generation, Wolfgang und Sybille Lehner-Mayrhofer, wurde nicht nur das Unternehmen neu strukturiert, sondern es stand fest, auch in ein EDV-System zu investieren, das offen sein sollte und zukünftig mitwächst. Dafür gab es 2009 ein Auswahlverfahren, bei dem sich die Geschäftsleitung für Microsoft Dynamics NAV (jetzt Microsoft Dynamics 365 Business Central) und Navax entschieden hat. Ausschlaggebend dabei waren nicht nur die Abbildung der Prozesse, die Funktionalität sowie die Ausbaufähigkeit und Zukunftssicherheit der digitalen Lösung, sondern auch die Verlässlichkeit und persönliche Betreuung durch den Partner. All diese Anforderungen konnte das IT-Systemhaus am besten erfüllen.

Begonnen hat die erfolgreiche Zusammenarbeit 2009 mit einer umfassenden Analyse der Anforderungen von Lecapell. Dementsprechend wurde mit einem Testsystem für die Lagerwirtschaft und Buchhaltung, mit 8 Usern und 45 Mitarbeitern, gestartet, das im September 2010 ohne Komplikationen live gegangen ist. Die Projektpläne wurden von beiden Seiten eingehalten und die Zusammenarbeit kontinuierlich vertieft. Gestartet wurde mit der Datenübertragung in Microsoft Dynamics NAV, was die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Lecapell, nach vorheriger Schulung, selber vorgenommen haben. Das hatte zur Folge, dass die Daten konsequent bereinigt worden sind. Jeder Artikel wurde neu angelegt und der jeweiligen Kategorie zugeordnet: Damit waren alle Daten „frisch“. Von diesem Zeitpunkt aus ist Lecapell stetig gewachsen und die ERP-Lösung ebenfalls.

Ein wichtiger Aspekt bei der Umsetzung des Projektes ist die Unterstützung seitens der Geschäftsleitung, die nach wie vor anhält. Das Unternehmen und die damit zusammenhängenden Prozesse und Abläufe wurden auf Microsoft Dynamics NAV ausgerichtet - und nicht umgekehrt. Mittlerweile laufen sämtliche Prozesse aller Abteilungen über das ERP-System. Dementsprechend tragen alle involvierten Personen das Projekt mit und sind offen gegenüber dem System.

Im Jahr 2011 folgte dann die Integration der Produktion in das ERP-System: Einkauf, Lager, Produktion, Verkauf, Finanzbuchhaltung sowie die klassische Warenwirtschaft samt Auftragsabwicklung laufen seitdem über eine einzige Plattform. Auch die Partnermodule Automotive & EDI (Electronic Data Interchange) von Cosmo Consult und die Lohn- und Zeiterfassung von Omega Solutions wurden 2012 integriert. Das sind wichtige Module: Automotive & EDI deckt die branchenspezifischen Anforderungen der Automobilbranche ab und dient zur automatisierten Auftrags- und Rahmenauftragserfassung. Damit wird die Abwicklung der Auslieferung an den Kunden inklusive genormter Dokumente unterstützt. Bestimmte Kunden sind elektronisch angeknüpft, es wird Papier vermieden, Zeit gespart und Transparenz geschaffen. Im Personalbereich hilft Omega Solutions nicht nur bei der Zeiterfassung und Personalverrechnung, sondern auch Schulungen und Fortbildung werden abgebildet – und das alles gesetzeskonform.

Navax war aber auch mit Eigenentwicklungen gefordert, z.B. zum Thema Instandhaltung: Maschinenzyklen werden abgebildet und es erfolgen automatisiert Benachrichtigungen betreffend zeitgerechter Wartung. Weiters gibt es auch Add-ons, um das Projektmanagement zu verbessern, die Prozesse zu stabilisieren sowie Fehleingaben zu vermeiden. Dabei geht es um das Zusammenspiel von Mensch und Maschine. Dafür wurde 2015 auch das Personalmanagement-Tool von Omega Solutions erweitert: Das Schulungsmodul macht z.B. „Schulung am Punkt“ möglich, was eine enorme Produktions- und Qualitätssteigerung zur Folge hat und Fehler in der Produktion vermeidet. Alle Zusatzmodule sind ebenfalls standardisiert und durch den Hersteller zertifiziert, was für Lecapell maßgeblich wichtig ist.

2016 wurde noch der Bereich der Kostenrechnung mit dem Standardmodul umgesetzt, um auf jeder Maschine die Kosten wie Energie, Instandhaltung, menschliche Arbeitsleistung und Abschreibung der Maschine zusammenzufassen und transparent zu machen. Mittlerweile gibt es keinen Prozess mehr im Unternehmen, der Microsoft Dynamics NAV nicht berührt. Das ist, neben dem stetigen Wachstum des Unternehmens, sehr bemerkenswert.

Alle Bereiche profitieren von der ERP-Lösung. Die Buchhaltung hat beispielsweise weniger Arbeit mit den Buchungen, da fast 80% automatisch gebucht wird. Die Produktion profitiert von der Echtzeitstandserfassung und ermöglicht somit Echtzeitauswertungen. Bei der Chemikalienmmischanlage hat beispielsweise das ERP-System die Datenhoheit und schickt die notwendigen Daten wie die benötigten Chemikalien und Mischzeiten raus. Selbst die Charge wird vom System vorgeschlagen, der Mitarbeiter kann diese aber dennoch auswählen. Damit ist die Lagerstandsführung immer am aktuellen Stand und die Lagerbestände werden korrekter angezeigt - Korrekturbuchungen verringert. Nur die tatsächlich verbrauchte Menge wird gebucht - und nicht die erwartete.

Auch der digitale Lieferschein erleichtert die gesamte interne Abwicklung. Die Kundeninformation kommt rein, z.B. Abrufe für eine Woche, zwei Wochen bis zu maximal drei Monaten im Voraus. Der Auftrag wird zum Lieferschein, ein Transportauftrag wird erstellt, Etiketten werden mit Vorgaben ausgedruckt, die Packmittelzuordnung ist dabei hinterlegt für jede Palette bzw. jedes Packstück. Der digitale Lieferschein inklusive Lieferscheinnummer wird automatisch erstellt, ohne manuelles Eintippen: Fehler werden vermieden und Zeit gespart. Generell kann festgehalten werden, dass sämtliche Daten am aktuellen Stand sind und die Prozesse nachvollziehbar sowie strukturierter sind.

Bereits in der Umsetzung ist die Integration der Customer Relationship Management (CRM) Lösung von Microsoft. Das Besondere dabei ist, dass dieses Tool auf Wunsch des Verkaufsleiters angeschafft wird, um damit seine Arbeit und die seines Teams zu erleichtern und transparenter zu machen. Diesem Wunsch wurde seitens der Geschäftsleitung gern Rechnung getragen und es sind bereits weitere Projekte in Planung.

Eine zentrale Datenbank

Auswertbare und vergleichbare Daten

Keine doppelte Datenerfassung mehr

Echtzeitauswertungen

Transparenz

Vereinfachung der Workflows

Prozessautomatisierung

Zeitersparnis in allen Bereichen

Kein Informationsbruch mehr

Benutzer werden durch gewisse Prozesse automatisiert durchgeführt

Nachhaltigkeit der Dokumentation der Stammdaten und Datenänderungen

Auflagenerfüllung der Automobilnorm und -zertifizierungen

Auflagenerfüllung der österreichischen Gesetzgebung im Personalbereich

Orientierung am Standard der Software

Offenes System

Digitalisierung der Prozesse

Wer ist Lecapell? Platzhirsch bei Lederlenkrädern und Arbeitgeber der Region.

Seit drei Jahrzehnten beschäftigt sich die Lecapell GmbH, ein Familienbetrieb in der 2. Generation, ausschließlich mit der Veredelung von Leder. Anfänglich wurde nur für die Mode- und Möbelindustrie produziert, mit Hauptaugenmerk auf hohe Qualität, modische Ästhetik und angenehme Haptik. Genau von diesen jahrelangen Erfahrungen konnte Lecapell beim späteren Einstieg in die Automobilindustrie ungemein profitieren.

Basierend auf konsequenter Entwicklung erfolgte im Jahr 1998 der Durchbruch in der Automobilindustrie. Das erste Auto mit einem Lecapell Lederlenkrad verließ im Jahr 2001 das Werk. Als verlässlicher Partner etablierte sich Lecapell auch auf diesem Sektor zum führenden Produzenten. Mittlerweile sind über 12.000.000 Lecapell Lederlenkräder weltweit auf den Straßen unterwegs. Da das Unternehmen durch spezielle Veredelungsverfahren eine Lederart mit absoluter Alleinstellung produziert, wurde diesem auch ein eigener Markenname verliehen: „pellskin“.

Die größte Investition in der Firmengeschichte stellt die 2012 errichtete 3.200 m² große Produktionshalle, der neue Entwicklungsraum und die 14.000 m² erweiterbare Fläche am neuen Standort in Waizenkirchen dar. Mit der Steigerung der Effizienz und Bereitstellung entsprechender Ressourcen will Lecapell seiner Position als Leader am internationalen Markt auch weiterhin gerecht werden. Die Wahl des Standorts der neu errichteten Produktionsstätte ermöglicht es, das bisherige Personal, 120 Mitarbeiter, zu binden. Somit werden Arbeitsplätze in der Region erhalten und weitere geschaffen.