ECM-Trends 2017 : ECM: Drei Gründe, warum 2017 noch analytischer wird
Trend 1: Wie heterogene Systemlandschaften unter einen Hut zu bringen sind
Die verschiedenen Systeme, die in verwaltenden Abteilungen zum Einsatz kommen, haben sich in den letzten Jahren immer weiter spezialisiert. Diese Entwicklung ist absolut nachvollziehbar und richtig. Was dabei jedoch auf der Strecke bleibt, ist die Integration der einzelnen Lösungen miteinander. Darum wird viele Unternehmen im kommenden Jahr die Herausforderung beschäftigen, die Zusammenarbeit der unterschiedlichen Cloud-Dienste voranzutreiben. Dabei geht es nicht nur um technische Schnittstellen. Auch Datenschutzfragen müssen geklärt werden – von Auftragsdatenverarbeitungsvereinbarungen über den Standort von Rechenzentren bis hin zur Datenverschlüsselung. Was erschwerend hinzukommt, ist die stetig wachsende Größe der Installationen. Zum Beispiel aufgrund von Selfservice-Funktionen, die es Mitarbeitern erlauben, ihre eigenen Personaldaten innerhalb eines festgesetzten Rahmens zu bearbeiten, wird der Benutzerkreis der Anwendungen immer heterogener – und die jeweilige Nutzung immer weniger vorhersagbar.
Trend 2: Wo müssen die Daten liegen?
Die Nutzung von Applikationen auf mobilen Endgeräten ist schon längst zur Normalität geworden – auch im Geschäftsumfeld. Für Unternehmen geht daran fast kein Weg vorbei. Wir sind inzwischen daran gewöhnt, auch von unterwegs jederzeit Zugriff auf unsere Daten und Dokumente zu haben, sie bearbeiten zu können oder mit anderen zu teilen. Ein Trend, der in Bereichen wie dem E-Commerce seit Langem angekommen ist und sich nun auch im ECM-Feld verbreitet, ist die Lokalisierung von Anwendungen. Das heißt, ein System muss einem Mitarbeiter in Frankreich die gleichen Funktionen und den gleichen Standard in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit bieten wie einem Mitarbeiter in Deutschland. Das geht über die üblichen Spracheinstellungen hinaus: Zum einen sind die lokalen gesetzlichen Regelungen bezüglich dem Umgang mit Daten und Dokumenten einzuhalten. Zum anderen müssen die Speicherorte oft im jeweiligen Land liegen. Auch die Verfügbarkeit der Cloud-Dienste sollte überall gleich hoch sein. Nicht zuletzt gilt es, zahlreiche kulturelle Besonderheiten zu beachten.
Trend 3: Wie aus Rohdaten nutzbare Information wird?
Das Schlagwort Big Data ist inzwischen in aller Munde. Und was sind die in Personal- oder Vertragsakten erfassten Informationen anderes als ungeordnete Rohdaten, die sich auswerten und analysieren lassen? Deswegen wird sich der Markt künftig immer dringlicher mit der bestmöglichen Nutzung dieser Daten beschäftigen. Mithilfe von Predictive-Analytics-Tools könnten Unternehmen auf Basis entsprechender Datenmengen Vorhersagen über mögliche zukünftige Ereignisse treffen. Stellt man beispielsweise die anstehenden Unternehmensprojekte den Daten aus der eigenen Marktbeobachtung gegenüber, so lässt sich der zu erwartende Bedarf an das zukünftig notwendige Fachwissen in der Belegschaft ablesen und daraus auf die eigenen Entwicklungsmöglichkeiten zu schließen. ECM-Systeme und die in ihnen enthaltenen Daten liefern dafür einen fruchtbaren Boden, den viele Unternehmen im Jahr 2017 urbar machen wollen.