Digitale Transformation : Digitalisierung: 10 Fragen, die sich Controlling-Leiter stellen sollten
Alle Unternehmen – vom Mittelständler bis zum Großkonzern – arbeiten derzeit an ihrer digitalen Transformation. Auch der Finanzbereich kann sich dem nicht entziehen: Viele Controlling-Verantwortliche haben erkannt, dass sie mit vernetzten Abläufen mehr Transparenz und Produktivität erreichen. Um eine Bestimmung des Status quo im Controlling vorzunehmen, hat proALPHA zehn Fragen zusammengestellt:
1. Werden Massendaten (Big Data) mit Hilfe geeigneter Werkzeuge analysiert?
Die Beschaffung geeigneter Daten ist heute leichter denn je, und so wachsen die Datenberge. Die Herausforderung liegt darin, verlässliche Informationen und hilfreiche Erkenntnisse abzuleiten. Wenn Analysten vor lauter Bäumen den Wald nicht sehen, ist das ein klares Indiz, dass sie nicht mit der richtigen „Brille“ unterwegs sind, sprich: nicht die geeigneten Werkzeuge nutzen.
2. Was unternimmt das Controlling zur Verbesserung der Datenqualität?
Durch die zunehmende Vernetzung der Systeme laufen immer mehr Datenübertragungen vollautomatisch. Der Mensch als Prüfinstanz entfällt. Dennoch müssen sich Unternehmen auf die Daten verlassen können. Schließlich sind sie Ausgangspunkt wesentlicher, unternehmerischer Entscheidungen. Wenn die Datenqualität nicht laufend überwacht und kontinuierlich verbessert wird, kann dies zu riskanten Fehlinterpretationen der Unternehmenssituation führen.
3. Gibt es mehrdimensionale Analysen mit hinreichender Informationstiefe?
Auf dem Gebiet der Kostenrechnung ist es nicht damit getan, aggregierte Kennzahlen zu betrachten. Der Einzelfertiger beispielsweise hat den Vertriebsauftrag mit seinen Auftragspositionen im Fokus. Für den Handel sind eher Analysen zu bestimmten Produkten oder Warengruppen in Verbindung mit Kunden oder bestimmte Regionen relevant. Die Ergebnisrechnung sollte also mehrere Dimensionen und Detailstufen umfassen. Nur so lässt sich die notwendige Informationstiefe erreichen, um die richtigen Entscheidungen treffen zu können.
4. Gibt es ein durchgängiges Reporting auf Basis eines homogenen Systems?
Wer in Ländern außerhalb der EU produziert oder dorthin exportiert, hat zwangsläufig mit unterschiedlichen Rechnungslegungsvorschriften zu tun. Von Land zu Land gelten andere Wertansätze. Für strategische Überlegungen müssen diese jedoch auf einen Nenner gebracht werden. Erst damit werden aussagekräftige, internationale Vergleichsbetrachtungen möglich.
5. Kommt es im Rahmen der Planung noch zu sich widersprechenden Teilplänen?
Werden Planungen aus verschiedenen Datentöpfen erstellt, entstehen zwangsläufig abweichende Planzahlen. Die einzelnen Planungen sind zwar in sich schlüssig, im Schulterschluss mit anderen Teilplänen aber nicht stimmig. Abhilfe schafft hier eine zentrale Datenbasis mit integrierten Planungswerkzeugen.
6. Wie groß ist der Anteil von Excel als Mittel der Wahl?
Tabellenkalkulationsprogramme sind des Controllers liebstes Kind: Sie sind einfach zu bedienen und äußerst flexibel. Im gleichen Maße sind Auswertungen mit Excel & Co. fehleranfällig und zeitaufwändig. Wer die Mehrheit seiner Auswertungen im Controlling damit bewerkstelligt, hat in punkto Digitalisierung noch größeren Handlungsbedarf.
7. Gibt es ein zentrales Stammdatenmanagement zur Vereinfachung der Berichterstattung?
Lieferant Müller, Müller GmbH und Müller Maschinenbau: Drei Firmennamen, ein Unternehmen? Mit Hilfe eines zentralen Stammdatenmanagements machen Unternehmen ein für alle Mal Schluss mit dem Datenchaos – dies gilt für Kunden- und Lieferantenstammdaten ebenso wie für Teile- oder Produktstämme. Es beschleunigt Auswertungen, vermeidet Missverständnisse und eliminiert mühevolles, manuelles Nachbearbeiten.
8. Wie schnell können aktuelle Fragen beantwortet werden?
Die Personalstärke im Controlling sinkt. Waren es 2004 noch 10 Controller je tausend Mitarbeiter1, so ist es heute nicht mal mehr die Hälfte. Gleichzeitig gilt es, immer komplexere Anfragen immer schneller zu bearbeiten. Nicht selten werden Antworten innerhalb eines Arbeitstages erwartet. Um seinem Auftrag gerecht zu werden, muss das Controlling alle verfügbaren technischen Optionen ausschöpfen: dazu gehören Frühwarnsysteme bei Über- oder Unterschreitung wesentlicher Kennzahlen, mobile Auswertungsmöglichkeiten sowie Ad-hoc-Analysewerkzeuge.
9. In welchem Umfang wird Software auch für die Managementkonsolidierung eingesetzt?
Der nach den gesetzlichen Vorgaben erstellte Konzernabschluss deckt nicht immer die Informationsbedürfnisse der Konzernleitung. Die fortgeschrittene Digitalisierung erlaubt heute auch eine parallele Managementkonsolidierung. Diese wird der Führungsstruktur besser gerecht als die legale Konsolidierung, beispielsweise in einer Matrixorganisation. Dazu muss es jedoch möglich sein, Betriebsabrechnungsbögen (BAB) über mehrere Mandanten zu betrachten.
10. Erfolgt das Reporting in Form von Dashboards, die auch für mobile Endgeräte zur Verfügung stehen?
Die Arbeit von mehreren Standorten und Homeoffice-Zeiten werden immer häufiger zum Standard, Dokumentenmanagementsysteme ersetzen den Aktenschrank. Je mobiler die Arbeitsplätze, umso mobiler und flexibler müssen auch die Auswertungswerkzeuge werden. Dashboards für individuelles Reporting sollten daher einen Zugriff von beliebigen Endgeräten ermöglichen, sei es Laptop oder Smartphone.
Über proALPHA: Die proALPHA Gruppe ist in Deutschland, Österreich, Schweiz der drittgrößte Anbieter für ERP für mittelständische Unternehmen in Fertigung und Handel. Seit über 25 Jahren bietet proALPHA eine leistungsstarke ERP-Lösung, Consulting, Service sowie Schulungs- und Wartungsleistungen aus einer Hand. Die flexible und skalierbare ERP-Komplettlösung proALPHA steuert mit ihrem breiten Funktionsspektrum sämtliche Prozesse entlang der Wertschöpfungskette. Davon profitieren über 1.800 mittelständische Kunden verschiedenster Branchen und in 50 Ländern – etwa aus dem Maschinen- und Anlagenbau, der Elektronik- und Hightech-Industrie, der Metallbe- und -verarbeitung, der Kunststoffindustrie, dem Großhandel sowie Automobilzulieferer.