Case Study : Beekeeper: So kommunizert das Deutsche Rote Kreuz

Der Kreisverband Säckingen ist einer von vielen Mitgliederverbänden des Deutschen Roten Kreuzes (DRK). In Säckingen zählt er circa 80 hauptamtliche Mitarbeiter. In einem Rettungs- und Vorsorgedienst wie dem DRK ist es wichtig, dass alle Mitarbeiter möglichst in Echtzeit über betriebsrelevante Updates jeglicher Art informiert werden. Die interne Kommunikation im DRK Säckingen stand vor zwei Herausforderungen.

Einerseits war es schwierig, beim DRK Säckingen alle Mitarbeiter zu erreichen. Aufgrund der Unabhängigkeit der Abteilungen war auch die abteilungsübergreifende Kommunikation nicht einfach. Andererseits bestand für viele Informationen eine Holschuld bei den Mitarbeitern. Es gab keinen zentralen Ort oder eine Datenbank, wo alle Informationen zusammengefasst wurden. Zwar wurden die Informationen offline geteilt, beispielsweise auf einem Schwarzen Brett. Dies implizierte jedoch, dass sich die Mitarbeiter unterwegs nicht informieren konnten. Eine hausinterne Dienstplattform erreichte die Mitarbeiter am Computer. Das Web-Interface war aber veraltet, unflexibel, starr und die Plattform wurde deshalb nur selten verwendet.

Auch WhatsApp war keine Lösung, unter anderem da Mitarbeiter ohne Smartphone Schwierigkeiten hatten, die Informationen zu erhalten, die Datensicherheit nicht gegeben war, keine Gruppenstruktur möglich war und WhatsApp als Freizeitplattform wahrgenommen wurde.

Das DRK war also auf der Suche nach einer Plattform, welche die gewünschte Sicherheit, sowie die Flexibilität bietet, Informationen zu klassifizieren und gezielt zu streuen. Dabei wollte das DRK Säckingen eine intuitive Benutzeroberfläche, die mit Konsumentenprodukten wie WhatsApp vergleichbar ist.

Mit Beekeeper erreicht und informiert das DRK Säckingen heute alle Mitarbeiter schneller, zuverlässiger und günstiger. Eine einheitliche und abteilungsübergreifende Kommunikation ist einfach: Das Kontaktieren eines Mitarbeiters geschieht direkt über Privatnachrichten, die einzelnen Mitarbeiter kommunizieren untereinander mittels Gruppenchats. PDF-Dokumente, Bilder und weitere Medien können problemlos an jede Nachricht angehängt werden.

Die Plattform genoss wegen des professionellen und benutzerfreundlichen Auftritts von Anfang an eine exzellente Akzeptanz bei den Mitarbeitern. José Morla, Stv. Rettungsdienstleistung und IT / Datenschutzbeauftragter sagt: „Es gab Mitarbeiter, die sich früher geweigert haben, WhatsApp auf ihr Handy zu laden. Jetzt verwenden sie Beekeeper und beteiligen sich rege am Informationsaustausch – das ist ein Vorteil für uns als Unternehmen.“

Dank Umfragen wird die Zwei-Wege-Kommunikation innerhalb des Verbands gefördert, und die Mitarbeiter werden stärker eingebunden und identifizieren sich mit ihrem Arbeitgeber. Matthias Nobs, Leiter Rettungsdienst, meint dazu: “Wir halten von Beekeeper sehr viel. Das Kommunizieren ist insgesamt einfacher geworden. Es ist eine gute Plattform, und es macht Spass damit zu arbeiten.”

Mit Beekeeper hat das DRK Säckingen eine Plattform gefunden, welche die Kommunikationsanforderungen erfüllt. Die Daten werden sicher auf einem Server in Deutschland gespeichert. Die Plattform trägt das Branding des DRK und hat dadurch einen professionellen, seriöseren Auftritt und wird nicht als Freizeit-App wahrgenommen. Mitarbeiter ohne Smartphone oder PC können sich in der Rettungswache am PC in die Beekeeper-Plattform einloggen und so die Informationen am Arbeitsplatz abholen. Verschiedene Arten von Gruppen und Informationsstreuung sind möglich. Zudem gibt es Analysetools, mit denen eingesehen werden kann, wer welche Informationen bereits erhalten, geöffnet und gelesen hat. Protokolle werden heute beispielsweise von 98% der Mitarbeiter gelesen, davor waren es 80%. So Jose Morla, Stv Rettungsdienstleistung: “Für uns als Leitungskräfte ist es entscheidend, dass wir den Nachweis haben, ob die Mitarbeiter Informationen gelesen haben oder nicht. Beekeeper ist also eine wertvolle Plattform.“